Gerenciar uma empresa é uma tarefa complexa. Além da parte estratégica, que estrutura a atuação no mercado, é preciso garantir a parte operacional, que lida com os processos internos essenciais para seu funcionamento. Para tal, um gestor deve contar com a habilidade de integrar diversos setores, o que envolve a gestão de pessoas, de tempo e de recursos.
No fim das contas, a excelência em estabelecer uma gestão focada nesse sentido é o que possibilita o sucesso do empreendimento. Isso porque as atividades operacionais têm impacto direto em diversos fatores, como a qualidade dos serviços oferecidos, o retorno sobre o investimento e a satisfação dos consumidores.
Sendo assim, a importância de gerenciar essa área da empresa cria a necessidade de investir em recursos que possibilitem a sua otimização.
Pensando nisso, elaboramos este artigo. Nele, vamos explorar os desafios envolvidos na gestão das atividades operacionais e explicar como um app pode facilitar todo o processo. Continue a leitura e confira!
O que são as atividades operacionais?
Existem três níveis de gestão empresarial: o institucional, o intermediário e o operacional. O primeiro é responsável por desenvolver os aspectos estratégicos do negócio, como suas políticas, os objetivos e os indicadores de qualidade. Já o segundo é encarregado de coordenar e administrar os setores de forma geral. Por último, temos a gestão operacional.
Esse nível lida com todas as tarefas, rotinas e etapas envolvidas diretamente na disponibilização de produtos e serviços para o cliente. Essas são o que chamamos de atividades operacionais. Elas devem ser gerenciadas de modo interligado, a fim de evitar a formação de gargalos que atrapalhem a produção.
Isso significa que o gestor deve garantir que as equipes atuem sob um clima organizacional que estimule a produtividade. Os colaboradores precisam ser capacitados para adotar as melhores práticas e devem demonstrar um alto nível de engajamento e motivação.
Quando somados, todos esses elementos resultam em processos internos ágeis, eficientes e extremamente lucrativos. Além disso, os colaboradores, quando convivem com uma gestão operacional eficaz, tendem a se sentir mais satisfeitos e menos dispostos a deixar a empresa. Isso contribui para um maior controle sobre as taxas de rotatividade e o absenteísmo.
Quais são os desafios envolvidos na gestão dessas atividades?
Como você já viu, uma gestão eficiente das atividades operacionais potencializa os resultados da empresa e cria um clima organizacional favorável à produtividade. Dito isso, alcançar esse patamar pode envolver a superação de alguns desafios. Para começar, é preciso estabelecer controle sobre os processos e operações da companhia.
Isso significa mapear todos os detalhes operacionais e analisar cada ciclo, buscando pelos pontos fortes, que devem ser replicados, e os pontos fracos, que precisam ser corrigidos. A partir dessa análise, é possível encontrar a raiz dos gargalos de produção e tomar medidas para dissolvê-los. Pode ser, por exemplo, que o problema seja simplesmente a falta de capacidade técnica de um profissional.
Em um caso como esses, o investimento em sessões de treinamento e capacitação poderia aprimorar as práticas dos colaboradores e aumentar sua eficiência na realização de tarefas. Em outro cenário, a conclusão poderia apontar para um problema de infraestrutura, o que demandaria outro tipo de abordagem.
De todo modo, o maior desafio não é encontrar e solucionar problemas, mas, sim, manter o processo em andamento contínuo. Isso mesmo, o acompanhamento das operações precisa ser realizado de forma corriqueira, de modo a controlar a produtividade das equipes de trabalho. Para isso, é importante trabalhar com métricas.
Uso de indicadores de performance
Para que o monitoramento de tarefas seja eficaz, é preciso definir métricas a serem utilizadas na avaliação de desempenho. Elas devem ser estabelecidas de acordo com as características de cada área, possibilitando uma mensuração dos resultados obtidos no processo operacional.
No setor de suporte ao cliente, por exemplo, indicadores muito comuns são relacionados ao tempo médio de atendimento e ao número de solicitações efetivamente concluídas. Já em uma gestão de facilities, a atenção costuma ser sobre a agilidade e a eficiência no cumprimento de tarefas.
A utilização dessas métricas amplia o volume de informações que o gestor tem à disposição para tomar suas decisões, possibilitando uma gestão orientada por dados. Isso aumenta o acerto nas decisões, abre espaço para a identificação de problemas futuros e facilita a elaboração de relatórios de desempenho, essenciais para uma política de feedbacks.
Para fazer tudo isso da melhor forma, é fundamental contar com a tecnologia. Falaremos mais sobre isso no próximo tópico!
Como um app pode otimizar o processo?
O desenvolvimento tecnológico é um aliado importante para os gestores operacionais. Hoje, existem apps especializados nesse tipo de atividade, facilitando o dia a dia das pessoas envolvidas na gestão. A seguir, vamos listar as principais vantagens de investir em um app para otimizar o processo.
Potencialização da produtividade
Os aplicativos voltados para a gestão operacional permitem o monitoramento eficiente por parte dos gestores. É possível, por meio de tecnologias, como o QR Code e o Bluetooth, receber notificações que informam exatamente o momento em que uma equipe iniciou e concluiu uma tarefa.
Isso contribui para o gerenciamento de aferição, que busca determinar se um trabalho está sendo bem ou mal executado. Assim, você pode encontrar as soluções necessárias para otimizar as práticas da sua equipe e elevar os níveis de produtividade.
Diminuição de falhas humanas
Como já mencionamos, a criação de gargalos pode acontecer por falhas técnicas provocadas pelos colaboradores. A solução para isso é investir em treinamento, o que é facilitado com o uso de um app especializado. As melhores soluções do mercado incluem funcionalidades que permitem a capacitação dos profissionais.
Além disso, o programa pode disponibilizar para o colaborador, por meio de seu próprio smartphone, instruções para a realização da tarefa em questão. Isso diminui a ocorrência de erros e, consequentemente, melhora os resultados da companhia.
Maior mobilidade
A realidade complexa do gerenciamento de empresas exige certo grau de mobilidade para os gestores. Afinal, o deslocamento para lidar com equipes em diferentes localidades pode prejudicar a estratégia e danificar o planejamento. Por isso, é fundamental contar com uma plataforma que possibilite o monitoramento remoto.
Com o uso de aplicativos, o gestor pode se comunicar diretamente com os colaboradores, enviar notificações informando suas decisões e até gerenciar as escalas de trabalho para lidar com faltas inesperadas. Isso tudo pode ser realizado de qualquer localidade com acesso à internet.
A execução das atividades operacionais impacta diretamente os resultados da empresa. Se a gestão de operações não for devidamente otimizada, pode gerar custos desnecessários para o negócio e diminuir a produtividade dos colaboradores. Por outro lado, com o uso de um aplicativo, é fácil melhorar o controle sobre as equipes e implementar as práticas mais eficazes.
E aí, concorda que a otimização da gestão operacional é fundamental para o negócio? Deixe o seu comentário e conte-nos que práticas você utiliza para lidar com essa questão!