Para realizar uma boa gestão em sua empresa e alcançar os resultados esperados, é preciso controlar bem os processos internos. Por mais que algumas tarefas sejam vistas como mais importantes que outras, o fato é que cada ação realizada por gestores e colaboradores é primordial para as operações do empreendimento.
Por isso, o papel de um coordenador de equipes não se restringe ao planejamento e à avaliação das rotinas de trabalho. É preciso, também, acompanhar de perto as atividades internas e garantir que elas sejam executadas da forma mais eficiente. A boa notícia é que, hoje, não é difícil encontrar práticas e tecnologias que facilitam essa supervisão.
Para nos aprofundarmos no assunto, elaboramos este artigo. Nele, vamos explicar detalhadamente o que é e qual é a importância do monitoramento de tarefas. Ao fim, passaremos dicas valiosas para você aplicar isso em sua empresa. Confira!
O que é o monitoramento de tarefas?
O monitoramento de tarefas diz respeito a um conjunto de atividades, protocolos e práticas destinado a acompanhar todas as etapas de cada processo interno em uma empresa. É um trabalho fundamental para possibilitar tomadas de decisão mais certeiras, baseadas em dados e relatórios.
Aplicar uma metodologia que inclua o monitoramento de tarefas é diferente de apenas avaliar a eficiência e o resultado de cada uma delas. Esse acompanhamento deve ser iniciado antes mesmo da realização de cada ação, já que deve incluir as fases de planejamento e teste.
Da mesma forma, essa supervisão não deve ser encerrada com a conclusão das tarefas. Uma de suas fases mais importantes só pode ser ativada ao fim do processo, já que envolve a análise de dados e a avaliação necessária para encontrar pontos de melhoria nas rotinas de trabalho.
Trata-se de uma atividade cada vez mais relevante no dia a dia de empresas, especialmente por causa das novas tecnologias que facilitam o registro e o acompanhamento de dados. As vantagens são diversas, como mostraremos no próximo tópico.
Por que é importante monitorar tarefas na sua empresa?
Todos os gestores e empresários têm um objetivo em comum: reduzir os gastos envolvidos nas operações de suas empresas. Esse é, justamente, um dos principais benefícios de aplicar o monitoramento de tarefas em seu negócio. A atividade tem o poder de gerar relatórios detalhados sobre todos os processos, facilitando na identificação de gargalos de produção.
Ao identificar essas falhas e visualizar suas origens, fica fácil tomar medidas para consertá-las e garantir que jamais ocorram novamente. Da mesma forma, é possível perceber as práticas que geram maior produtividade na equipe e transformá-las em diretrizes a serem seguidas.
Aliás, o aumento na produtividade dos colaboradores é outra vantagem que caminha junto ao monitoramento de tarefas. Ao aplicar essa metodologia, você enxerga, com clareza, quais colaboradores estão atuando da forma esperada e quais precisam melhorar. Assim, com um bom sistema de comunicação interna, é viável tomar medidas para deixar todos na mesma página.
Então, é justo dizer que essa atividade beneficia todos os envolvidos na empresa, desde os colaboradores até os gestores. Enquanto os gestores encontram maior facilidade para identificar e aplicar as melhores soluções, os trabalhadores têm acesso às práticas mais efetivas e gastam melhor o próprio tempo.
Quais são as melhores dicas para um monitoramento de tarefas eficiente?
Agora que você entende o que é esse conceito e qual a importância de aplicá-lo em sua empresa, vamos botar as mãos à obra. Conhecer as melhores práticas de monitoramento de tarefas não é apenas uma forma de melhorar o ambiente interno de sua empresa, mas também de adquirir uma vantagem competitiva no mercado. Portanto, acompanhe!
Defina os objetivos com antecedência
Como em qualquer tipo de planejamento, é preciso definir com antecedência quais objetivos você quer alcançar. Essa definição influenciará todo o processo, desde a escolha das métricas fundamentais até a base para tomadas de decisão.
Se você tem como foco diminuir os custos operacionais, por exemplo, sua análise será baseada nos gastos envolvidos em cada tarefa e em como é possível reduzi-los. Por outro lado, se o seu objetivo for puramente diminuir o tempo de execução de cada ação, a preocupação com a parte financeira dá espaço à busca pelas práticas mais ágeis e eficientes.
Em todos os casos, é fundamental que todas as suas equipes estejam cientes do que será analisado e de qual é o objetivo. Dessa forma, elas contarão com maior segurança para desenvolver e aplicar seus métodos.
Padronize os processos
Para que o monitoramento de tarefas seja eficaz, padronizar os processos é primordial. Com a padronização, você tem a garantia de que todas as tarefas estão sendo realizadas sob as mesmas diretrizes. Dessa forma, independentemente da equipe de colaboradores envolvida, é possível realizar uma avaliação com os mesmos parâmetros.
Assim, além de facilitar o relatório e a realização de um diagnóstico, essa prática facilita o trabalho dos colaboradores. Eles encontrarão maior facilidade para cumprir a rotina de trabalho e se depararão com um ambiente muito mais colaborativo.
Categorize as rotinas e estabeleça um período
Uma forma muito eficaz de aumentar a produtividade das equipes e otimizar o monitoramento é categorizando as rotinas de acordo com suas características. Portanto, tarefas que utilizem recursos semelhantes ou sejam executadas no mesmo espaço físico podem ser colocadas na mesma categoria.
Ao mesmo tempo, é importante definir um período para a sua realização. Deixar claros quais grupos de tarefas devem ser realizados em cada momento facilita o planejamento e traça um norte a ser seguido pelos envolvidos.
Faça uso da tecnologia
A tecnologia é uma aliada fundamental para você monitorar as tarefas na sua empresa. A partir de programas especializados, é viável controlar de perto determinadas questões, como o momento de chegada de um colaborador e o tempo necessário para concluir suas atividades.
O uso de aplicativos específicos para isso permite que você identifique as práticas mais eficazes e transforme-as em exemplos a serem seguidos. Os colaboradores podem receber, em seus próprios smartphones, instruções e checklists a serem seguidas para garantir a qualidade do trabalho.
Ademais, o uso dessas tecnologias permite o acompanhamento remoto por parte do gestor. Dessa forma, fica muito mais fácil aplicar essa metodologia em empresas que contem com um vasto número de tarefas a serem realizadas ou que executem serviços em locais distintos.
O monitoramento de tarefas pode ser do que sua empresa precisa para deixar as práticas ruins para trás e alavancar os resultados positivos. Com o uso de um aplicativo, como o FacilitApp, você consegue monitorar suas tarefas, treinar seus colaboradores e implementar as melhores técnicas para o seu negócio.
E aí, quer saber mais sobre como um aplicativo de gestão de facilities pode melhorar o desempenho da sua empresa? Entre em contato com a gente e ficaremos felizes em ajudar!