O gerenciamento de facilities é uma das atividades mais importantes para o alcance de resultados em uma companhia. De modo a garantir a produtividade das equipes e evitar a formação de gargalos, é imprescindível contar com um nível alto de organização e adotar as melhores práticas nas rotinas de trabalho.
Isso não é tudo. Tanto a eficiência dos colaboradores quanto a satisfação dos consumidores são fatores determinantes para o sucesso do empreendimento. Dessa forma, além de um serviço qualificado, a gestão deve promover um ambiente agradável, que proporcione conforto e segurança para todas as partes.
É aí que entra a gestão de segurança e aferição. Neste artigo, vamos detalhar o que é esse conceito e nos aprofundar em sua importância para a companhia. Além disso, vamos passar algumas dicas para você alcançar a excelência nessa atividade e, ainda, explicar como seu negócio pode conseguir ajuda especializada. Continue lendo e confira!
O que é a gestão de segurança e aferição?
A operação de qualquer empresa é composta por um conjunto de tarefas que, se bem executadas, possibilitam o alcance das metas estabelecidas. Para isso, não basta contar com colaboradores capacitados e investir em boas práticas. É necessário realizar uma espécie de controle de qualidade e segurança.
É a isso que se refere a gestão de aferição. Seu objetivo é determinar se um trabalho está ou não sendo bem executado. A partir desse entendimento, é possível encontrar espaços para melhorias e até replicar, em outros setores, técnicas que contribuem para um nível alto de eficiência.
Imagine, por exemplo, a equipe de limpeza de um hospital que é separada de acordo com os andares do edifício. Ao analisar separadamente cada grupo, é possível observar se o padrão de qualidade está sendo cumprido por todos ou se alguns precisam passar por um processo de treinamento para aprimorar as práticas empregadas.
Isso reflete diretamente na questão da segurança. Afinal, quando falamos em gestão de facilities, qualquer erro ou negligência pode resultar em um ambiente menos seguro, tanto para consumidores quanto para os próprios colaboradores.
Então, de forma resumida, podemos definir a gestão de segurança e aferição como uma série de esforços para garantir a qualidade das tarefas realizadas e, assim, assegurar a minimização dos riscos e o aumento do conforto no ambiente em questão.
Por que uma boa gestão de segurança e aferição é importante para a sua empresa?
Entendido o conceito de gestão de segurança e aferição, vamos nos aprofundar em sua importância para o negócio. Para começar, é preciso entender que os fatores que influenciam a produtividade dos colaboradores são diversos e não se limitam ao nível de habilidade dos profissionais.
É preciso, por exemplo, que a empresa proporcione um ambiente seguro, confortável e agradável, o que é possível com esse tipo de gestão. Portanto, o primeiro benefício trazido pelo investimento em segurança e aferição é um aumento quase imediato na motivação e na eficiência das equipes.
Além de contribuir para o desenvolvimento do negócio, esse tipo de preocupação é fundamental para evitar acidentes. Dessa forma, além de prezar pelo bem-estar dos colaboradores, você evita prejuízos relacionados a leis e regulações trabalhistas. E não é só isso.
Investir no monitoramento da qualidade das tarefas reduz as despesas do empreendimento em diversas frentes. Afinal, a identificação e a adoção das melhores práticas diminuem os erros humanos, que podem causar prejuízos diretos e indiretos para a companhia.
Por outro lado, uma rotina de trabalho qualificada e eficiente gerará um atendimento muito mais satisfatório aos consumidores. No cenário atual, em que os clientes dão muito valor à relação mantida com as empresas com as quais se relacionam, isso representa uma potencialização nos lucros do negócio.
Quais são as principais dicas para fazer uma boa gestão de segurança e aferição?
Conte com um planejamento bem estruturado
Alcançar um nível satisfatório de segurança e aferição é um processo que deve ser encarado de forma estratégica. Por isso, não deixe de estruturar um planejamento claro para seguir como norte no desenvolvimento dessa gestão.
Para tal, você deve identificar as principais metas que essa atividade deve alcançar e deixá-las claras para os gestores e colaboradores envolvidos. Dessa forma, além de facilitar a orientação passada às equipes, você poderá cruzar os objetivos pré-definidos com os alcançados ao fim de um determinado período.
Monitore de perto o andamento das rotinas de trabalho
Naturalmente, não adianta elaborar um planejamento e esperar que ele seja cumprido. É papel fundamental de um gestor monitorar a execução do que foi planejado, a fim de garantir que os colaboradores estão cumprindo o que lhes foi designado.
Ao fazer isso por algum tempo, você notará padrões na realização das tarefas e identificará os que são mais benéficos para a empresa. Se uma equipe está cumprindo seu papel de modo mais eficiente que outra, você poderá identificar o motivo para tal.
A partir dessa identificação, é possível tomar as ações necessárias para que todas as equipes sigam o mesmo padrão de qualidade.
Invista no uso de tecnologia
Para que tudo saia como o esperado, é fundamental investir em tecnologia. Afinal, sabemos que pode ser difícil controlar as equipes de trabalho e otimizar seus processos, especialmente em empresas que contam com um grande corpo de colaboradores ou que os organiza em diferentes localidades.
A tecnologia de aplicativos, como o FacilitApp, permite um acompanhamento em tempo real e a distância.
Por meio dos próprios smartphones, os colaboradores compartilham dados importantes com os gestores que, por sua vez, recebem informações relevantes, como os momentos de início e término de uma determinada tarefa. Falaremos mais sobre isso no próximo tópico!
Como a FacilitApp pode ajudar nesse processo?
O FacilitApp é um aplicativo especializado na gestão de facilities. Com uma interface simples e intuitiva, o programa é extremamente fácil de usar e conta com funcionalidades que podem contribuir para diversos pontos da gestão de segurança e aferição.
Por meio de recursos tecnológicos, como o bluetooth e o QR code, a gestão consegue acompanhar a localização dos colaboradores e o desenvolvimento das tarefas. Isso facilita um controle a distância e, mais importante, gera relatórios com insights valiosos para a identificação e a implementação das melhores práticas.
Então, se uma equipe adota um procedimento mais produtivo que outra, o aplicativo permite que isso se torne um padrão. Para tal, ele possibilita uma comunicação interna eficiente, que notifica instantaneamente todos os colaboradores e informa-os sobre a rotina de trabalho que deve ser adotada.
Para garantir que tudo saia como o planejado, o FacilitApp dá, aos gestores, a capacidade de criar checklists a serem seguidos pelos colaboradores. Isso não apenas facilita o controle, mas também otimiza o trabalho dos profissionais, que contam com um passo a passo disponível diretamente em seus dispositivos.
Para processos mais complexos, o app possibilita o envio de imagens e vídeos que servem como tutoriais. Dessa forma, mesmo que não esteja presente no local, o gestor garante que a realização da tarefa se dará com base em instruções extremamente fáceis de entender.
A gestão de segurança e aferição é um elemento fundamental para os resultados e para a estabilidade de um negócio. Se bem-feita, ela otimiza a satisfação dos consumidores e melhora o clima organizacional. Trata-se, portanto, de um investimento que apresenta retornos em curto, médio e longo prazo.
E aí, quer saber como o FacilitApp pode auxiliar na gestão de segurança e aferição da sua empresa? Entre em contato com a gente e ficaremos felizes em ajudar!