A forma como uma empresa gerencia facilities hoje está diretamente ligada à sua capacidade produtiva e à organização de espaço físico — duas características que fazem muita diferença na competitividade.

Mas como fazer isso da melhor forma possível? Assim como outros aspectos da transformação digital, a integração de processos é um passo fundamental nessa busca por otimização de recursos e tempo.

Quer entender melhor sobre o assunto? Então, continue lendo para saber tudo sobre ele e conhecer a solução perfeita para a sua empresa. Confira!

O que é gestão de facilities e o que as empresas precisam fazer?

Para entender como a integração de processos entra nesse cenário, primeiro precisamos dar um passo para trás e definir bem o que é gestão de facilities.

Para eliminar de cara a confusão mais comum sobre o assunto — gestão de facilities não é gestão de RH! É o gerenciamento do prédio e dos processos que o mantêm. 

Se você está em uma empresa, ela precisa ter alguém cuidando da infraestrutura, seja a manutenção, seja a limpeza, seja a portaria, seja a jardinagem. Quanto maior a instituição (fisicamente e em número de pessoas), maior a amplitude desse trabalho.

A gestão de facilities é responsável por manter o prédio funcionando, estruturando uma rotina ao mesmo tempo em que se lida com imprevistos e problemas mais urgentes, sem perder a eficiência ou acumular pendências.

Todas as empresas de hoje precisam disso. Ela parte de uma necessidade de controlar colaboradores em trabalhos de manutenção, limpeza e organização, mas com um foco diferente: não na pessoa, mas no serviço a ser feito.

Quais sistemas e processos podem ser integrados em um negócio?

É a partir desse ponto que chegamos à integração de processos. Como o trabalho de gestão passa pelo monitoramento da execução das tarefas (se estão ou não sendo realizadas), é possível centralizar essa lista em sistemas eficientes que tragam o acompanhamento dos serviços em tempo real.

São processos de limpeza, de manutenção, de jardinagem e de qualquer tarefa que tenha planejamento e execução. Antes era necessário controlar o trabalho de cada colaborador ou prestador individualmente, agora é possível ter a visão macro de como todas as etapas são feitas e desencadeiam as seguintes.

O foco é comportar dentro de uma rotina otimizada, as atividades cotidianas com tarefas avulsas que surgem a todo momento, sem precisar de grandes remanejamentos ou mudanças para que todas sejam concluídas em harmonia e com agilidade.

Quais as vantagens da integração de processos na gestão de facilities?

Mas o que exatamente a empresa ganha ao integrar processos? Por que a gestão de facilities é importante para a competitividade do negócio nos dias de hoje? Vamos mostrar alguns benefícios dessa preocupação abaixo.

Auxílio no planejamento do dia a dia da empresa

Com uma visão completa sobre atividades, como elas têm que ser feitas, por quem e numa sequência planejada, é possível criar um cenário perfeito para o funcionamento da empresa que permita a execução e a finalização das tarefas no menor tempo mas sem atrapalhar outras áreas produtivas do negócio.

Redução de custos

Esse planejamento resulta na otimização dos processos dentro do escritório ou prédio, independente do tamanho da instituição. Consequentemente otimizar resulta em economia e redução de desperdício e custos.

A integração dos processos de facilities permite a reestruturação das atividades diminuindo gastos de recursos e até tempo de execução utilizando a lógica adequada para cada caso na cadeia de te tarefas. xxxxx

Com a integração desses processos de facilities, dá para reestruturar atividades de forma a diminuir o gasto de recursos e até o tempo de execução, dependendo da lógica utilizada na cadeia de tarefas. Isso tudo fica claro, com fácil visualização, em uma solução especializada.

Monitoramento em tempo real

Uma das grandes dificuldades na gestão de facilities dentro de uma empresa é controlar a execução do trabalho. Ela vem principalmente da ideia ultrapassada de que controlar os colaboradores de perto garantirá a conclusão das tarefas.

A integração permite que a atividade seja o foco, não quem está fazendo-a. Assim, gestores têm mais liberdade e flexibilidade para resolver questões pendentes remanejando o corpo de colaboração. Você sabe, em tempo real, as tarefas que precisam ser feitas, quais estão em execução e quais foram concluídas.

Suporte para mensuração de resultados

Esse tipo de controle sempre traz mais inteligência para o negócio. No caso, a visão completa do gerenciamento de facilities traz indicadores importantes para alcançar o que dissemos ali em cima: mais produtividade com menos custos.

É o acompanhamento próximo da evolução do trabalho que traz respostas para gestores sobre como sempre fazer mais com menos dentro da empresa — uma fórmula pronta para o sucesso.

O que uma solução especializada traz para sua empresa?

Agora que falamos muito sobre a integração de processos em um cenário de gestão de facilities, você deve estar se perguntando: “Mas como eu faço isso? Como eu começo?”.

A forma mais prática e eficiente de fazer isso é investindo em tecnologia. No caso, em uma solução especializada, que centralize o controle de atividades e traga mais visão para seu responsável. Veja como ela pode ajudá-lo a seguir!

Controle de atividades em um ambiente único

A ideia de uma solução para gerir facilities é centralizar tudo o que envolve esse processo, desde as atividades a serem realizadas até a comunicação com os colaboradores e o monitoramento desse trabalho. Em um aplicativo voltado para esse controle, você tem tudo isso em um único lugar.

Maior flexibilidade e poder de atuação na gestão de facilities

A consequência desse investimento é muito mais inteligência, praticidade e eficiência na sua gestão. O foco é controlar as atividades que precisam ser executadas. Existe um planejamento, existe uma programação e, além disso, existem intercorrências.

Por exemplo, em um hospital, o gestor foca a limpeza rotineira, mas também quer que, ao sair um paciente, o quarto seja limpo o mais rápido possível para abrir espaço para outro. Quanto mais tempo o quarto fica parado, mais se perde dinheiro.

Você integra o gerente de facilities, que precisa de uma demanda, de uma manutenção e de um serviço, com a equipe de execução de facilities e com as pessoas que executarão.

Simplicidade para o seu trabalho

Isso tudo parece complicado, mas apenas quando os processos são gerenciados manualmente e de forma dispersa. Com uma solução de aplicativo para a gestão de facilities, é uma questão de alguns toques para monitorar e agir de acordo com as necessidades.

Essa, por exemplo, é a proposta do FacilitApp. Nós desenvolvemos o aplicativo com foco em simplicidade e facilidade de implantação e continuamos perseguindo esse objetivo.

É uma solução mais simples até que o controle pelo WhatsApp, ao mesmo tempo em que traz dados sobre a gestão muito mais ricos e importantes para o seu planejamento futuro.

E se é de futuro que estamos falando, a integração de processos é fundamental. O sucesso de um negócio é a otimização, desde as grandes estratégias de mercado até a velocidade com que você consegue resolver uma pendência de manutenção. Se você tem esse foco até nos detalhes, levará sua empresa muito longe nos próximos anos!

E que tal, então, conhecer a solução mais simples e completa para a gestão de facilities? Entre agora em contato e veja o que o FacilitApp pode fazer por você.

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