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Guia rápido sobre plano de emergência para a gestão de facilities

12/05/2022

O ambiente econômico atual exige que negócios tenham alta disponibilidade para atender às demandas de seus clientes e parceiros comerciais. Esse objetivo é obtido a partir de uma série de medidas, entre as quais o plano de emergência é uma das mais importantes.

O plano de emergência garante que o negócio se mantenha operacional caso algum desastre ocorra. Aplicado à gestão de facilities, ele reduz prejuízos e torna a companhia mais competitiva. Além disso, evita atrasos e problemas na entrega de resultados.

Se você quer saber mais sobre o tema e como os planos de emergência permitem que o negócio lucre mais, continue a leitura!

O que é um plano de emergência?

O plano de emergência é uma política operacional voltada para restaurar, com rapidez e precisão, os serviços da empresa após a ocorrência de um problema. Ele garante, portanto, que a companhia possa retomar as suas atividades com facilidade se as medidas preventivas forem incapazes de prevenir transtornos.

Um plano de emergência é criado para impedir que o negócio fique com as operações paralisadas por grandes períodos após alguma falha grave. Na área de gestão de facilities, por exemplo, auxilia os times a manterem a infraestrutura da empresa funcional e reduz o impacto que entraves causam na produtividade das equipes. Para que isso seja possível, serão considerados alguns riscos, como:

  • incêndios;
  • vandalismos;
  • vazamentos de dados;
  • explosões;
  • roubos e assaltos;
  • inundações;
  • quedas de energia.

Por que os planos de emergência são criados?

Os planos de emergência funcionam como uma maneira de mitigar parte dos impactos causados por falhas graves. Eles fornecem um conjunto de rotinas e práticas que podem orientar os profissionais a restaurarem as operações rapidamente e, ao mesmo tempo, corrigirem a origem do problema.

Isso permite ao negócio atuar com eficiência quando há erros e entraves inesperados no seu dia a dia. Os danos serão contidos de um modo mais eficiente e preciso. Ao mesmo tempo, a companhia conseguirá manter a qualidade do seu serviço e evitar que as falhas prejudiquem o relacionamento com o consumidor.

Essa estratégia também auxilia a companhia a manter a sua competitividade se algo ocorrer. Afinal, o negócio terá meios mais inteligentes para se comunicar com autoridades, consumidores e parceiros comerciais em casos de falhas graves. Isso evitará multas, o cancelamento de contratos ou mesmo processos judiciais para a companhia, afinal, haverá mais transparência no gerenciamento da crise.

Como definir um plano de emergência para a sua rotina de gestão de facilities?

A criação de um plano de emergência para o time de gestão de facilities pode acontecer a partir de cinco passos. Eles auxiliam o negócio a ter mais habilidade para definir rotinas alinhadas com o perfil das suas operações e garantir que a empresa possa atingir bons resultados caso algo de grave ocorra. Veja os principais a seguir!

Entenda os riscos

O primeiro passo para definir uma política de emergência para a gestão de facilities é compreender os riscos. Afinal de contas, se o negócio não sabe a quais problemas está exposto, dificilmente, ele conseguirá definir práticas para mitigá-los corretamente. Para isso, busque se orientar pelas seguintes questões:

  • O que é crítico para o negócio?
  • Quais são os problemas mais comuns?
  • Quais as falhas mais graves que podem afetar a minha área?

Cada parte da gestão de facilities tem um problema que é comum a ela. Por isso, o levantamento dos riscos deve ser feito considerando o perfil de cada equipe e as suas ferramentas de trabalho. Isso tornará o plano de emergência do time mais funcional e inteligente.

Crie procedimentos de mitigação de riscos alinhados com o perfil do negócio

Uma vez que você já teve acesso aos dados sobre os riscos do negócio, é importante montar um plano de ação para mitigar cada um. As rotinas devem ser desenvolvidas a partir do perfil da empresa, das regras do mercado e de normas legais. Além disso, a companhia deve seguir as metodologias e os padrões mais modernos existentes.

As ações de mitigação de riscos devem ser pensadas em dois eixos. O primeiro deve garantir que o negócio poderá se manter ativo enquanto a origem do problema é encontrada e ele é solucionado. O segundo precisa direcionar os profissionais para solucionar a falha da maneira mais eficaz possível, reduzindo os seus impactos em médio e longo prazo.

Tenha uma equipe preparada para lidar com as emergências

O plano de emergência também precisa orientar quais equipes serão responsáveis pelas ações de mitigação de riscos. Ou seja, o gestor precisa escolher as melhores pessoas para trabalhar na resolução de problemas.

Um bom ponto de partida está em buscar as pessoas com mais experiência. A empresa também deve trabalhar para ter uma equipe que seja multidisciplinar. Desse modo, as escolhas tomadas para solucionar as falhas serão mais inteligentes e eficazes.

Faça testes e treinamentos

Quando o plano de emergência estiver estruturado, é necessário realizar testes e treinamentos com todos os responsáveis pela sua execução. Isso permitirá ao negócio alinhar conhecimentos e garantir que as rotinas de gerenciamento de crise sejam corretamente aplicadas sempre.

Busque realizar simulações que sejam realistas e sempre colete dados sobre a qualidade dos trabalhos executados. Também aplique feedbacks para corrigir problemas e falhas na execução. Desse modo, o time poderá ter alta qualidade nas ações de mitigação de falhas sempre.

Revise o plano regularmente

As prioridades de uma empresa mudam regularmente. Da mesma maneira acontece com os riscos que podem afetar o sucesso do negócio. Por isso, o plano de emergência da sua gestão de facilities deve ser revisado regularmente.

As equipes devem conhecer todas as mudanças e adaptar as suas habilidades conforme o plano de ação da empresa. Também é crucial que os gestores publiquem as novidades de forma clara e transparente. Assim, todos conseguirão alinhar conhecimentos sempre.

Como a tecnologia pode ajudar a melhorar os resultados?

Na gestão diária de facilities, a tecnologia pode ter um impacto crucial. Isso ocorre especialmente quando falamos de processos que podem evitar o acionamento do plano de emergência.

Algumas soluções, como o FacilitApp, permitem ao negócio ter um controle maior sobre as rotinas da área de gestão de facilities. Os times terão meios para orientarem as suas rotinas continuamente, evitando atrasos ou falhas na execução de manutenções. Ao mesmo tempo, poderão avaliar quando algo não foi executado e, assim, aplicar correções rapidamente.

Utilizado continuamente, o FacilitApp permite ao gestor manter um fluxo de trabalho muito mais dinâmico, preciso e eficaz. Isso tornará a gestão do plano de emergência mais prática, afinal, as chances de algo ocorrer serão muito menores. Por isso, sempre conte com o apoio de soluções de TI em seu dia a dia!

Quer saber mais sobre como o FacilitApp pode ajudar o seu negócio a ter melhores resultados? Veja o nosso post sobre o tema!

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