A gestão de facilities é responsável por garantir que os profissionais terão um ambiente funcional para trabalharem. Ela cuida da manutenção de toda a infraestrutura predial (física, elétrica, jardinagem), e também de todas as atividade de apoio tais como segurança, recepção, copa e principalmente da limpeza dos locais. Por isso evitar falhas nessas atividades são de suma importância para que as atividades-fim da empresa não seja comprometida.

Quando o planejamento dos processos e as rotinas de facilities contém erros, todos os serviços estarão sujeitos a problemas inesperados. Falta de colaboradores, e sistemas ou dados incorretos e são apenas alguns dos erros que podem gerar grandes impactos nos resultados da empresa.

Nessas horas, quando é identificado alguma falha fundamental no(s) processo(s), a agilidade na tomada de ações corretivas imediatas, seja de reposição, substituição ou providências meramente burocráticas determinam o sucesso e os resultados positivos do conjunto de serviços executados.

Para quem atua com o “outsourcing” do gerenciamento de facilities, isso é ainda mais importante. Por ser uma área de trabalho crítica, em que qualquer erro pode influenciar o resultado final e causar atrasos, o gestor precisa estar pronto para corrigir qualquer tipo de falha que possa impactar não só os seus indicadores assim como a satisfação do cliente.

Você quer saber quais são as ações que o negócio pode tomar para ganhar agilidade na hora de lidar com os problemas do dia a dia? Então, veja o nosso post de hoje!

O que é a gestão de facilities?

A gestão de facilities é o conjunto de atividades que administra a manutenção do local de trabalho, proporcionando aos colaboradores e usuários o melhor ambiente físico possível, seja no funcionamento dos equipamentos e mobiliários – através de manutenções preventivas e corretivas – limpeza e asseio do local.

Além disso a gestão de facilities também administra a realização das atividades de apoio, tais como recepção, copa, segurança, jardinagem, etc.

Em uma visão mais detalhada, é o monitoramento da execução final das atividades através do acompanhamento, fiscalização e checagem dos trabalhos realizados em várias dependências ou mesmo em vários endereços e locais muitas vezes distantes, onde poderão estar alocados dezenas de executores.

Quais são as rotinas de facilities?

As rotinas de facilities envolvem alguns processos, iniciando pelo planejamento que é a identificação das demandas de cada atividade a ser executada, definindo o tempo, periodicidade e eventualmente os insumos e materiais necessários para cada atividade.

Com isso elaborar o dimensionamento da equipe, quanto à necessidade de supervisores e dos executores, estabelecendo a a escala de trabalho, com a alocação da equipe e eventualmente de equipamentos específicos para cada atividade, distribuindo para determinadas áreas físicas.

A utilização de ferramentas adequadas permitem agilidade nos processos acima, além de – mais importante – é a precisão e a diminuição ou ausência de erros e equívocos no planejamento, pois permite rigorosas revisões antes da colocação em prática.

Por que a gestão de facilities é importante?

A Gestão de Facilities é importante na direta medida da importância da atividade fim da empresa, ou seja, sem as atividades de apoio contidas na Gestão de FAcilities, os funcionários da empresa estarão desviando a atenção, esforço e a concentração prejudicando a entrega dos seus resultados.

As atividades de facilities são muitas vezes conhecidos como atividades de apoio, pois desvia para si tudo aquilo que não é objetivo fim da empresa, tratando de deixar o ambiente plenamente funcional e organizado, seja na manutenção dos equipamentos, mobiliários ou o predial e seja nas atividades de limpeza, recepção, segurança, etc.

Por outro lado, a Gestão de Facilities proporciona não só foco nas atividades fim da empresa como proporciona um ganho do ponto de vista financeiro, uma vez que o Gestor de FAcilities deverá buscar eficiência operacional aliado a eficiência financeira, seja através da otimização dos recursos humanos ou de recursos materiais. Para tal o uso de tecnologias específicas é fundamental para alcançar esses objetivos.

Quais características um bom gestor de facilities deve desenvolver?

Indiscutível a importância do Gestor de Facilities dada as responsabilidades inerentes ao cargo.

Gestão de Pessoas é a principal qualidade desse profissional, uma vez que deverá lidar com variados níveis de pessoas que devem ter cada qual tratamentos adequadamente diferenciados.

Outra qualidade é a de conhecer bastante os meandros dessa atividade para que possa elaborar um planejamento bastante preciso objetivando zero erro no início do processo.

Cada momento do seu dia a dia de trabalho precisa estar voltado para resolver conflitos, integrar ferramentas que facilitem o trabalho dos times e buscar a melhor performance.

Para que isso seja possível, o gestor de facilities deve combinar uma série de habilidades como :

• a mediação de conflitos;
• a visão estratégica para investimentos;
• o uso da análise de dados para otimizar rotinas;
• a busca por novas tecnologias de trabalho;
• a atualização contínua de habilidades;
• o apoio na tecnologia como mecanismo de gestão.

Quais os principais entraves do setor?

Apesar de ser considerada uma atividade-meio, a gestão de facilities tem uma influência direta nos resultados da companhia.

Diante disso, o gestor precisa estar atento aos principais desafios desse tipo de trabalho. Assim, ele pode montar medidas preventivas e corretivas para diminuir as chances de problemas ocorrerem e de impactos atrapalharem o trabalho interno. Nesse sentido, é possível apontar, como maiores desafios para quem trabalha com a gestão de facilities, os seguintes:

• reduzir custos sem comprometer a qualidade do trabalho;
• otimizar o fluxo de trabalho a partir dos recursos existentes;
• ter um processo de “compliance” inteligente e moderno;
• padronizar o trabalho de todos os times;
• manter um nível de qualidade operacional que se perpetue em todos os ambientes de trabalho;
• gerenciar contratos e demandas com qualidade e agilidade;
• coordenar o fluxo de trabalho de toda a equipe;
• saber delegar tarefas;
• aplicar feedbacks de modo consistente;
• conseguir identificar e mitigar problemas com agilidade.

Esses passos facilitam a criação de um fluxo de trabalho com menos gargalos e mais agilidade. Todos os times saberão exatamente o que deve ser feito e os prazos das suas demandas. Desse modo, ficará mais fácil montar um planejamento inteligente para todas as rotinas de facilities.

Como estar preparado para lidar com problemas?

Para combinar a agilidade na reposição da equipe e a ação necessária para mitigar erros, o gestor de facilities deve estar preparado. A equipe precisa de um profissional habilidoso e que tenha os recursos necessários para entregar o resultado esperado pelo seu cliente. Nesse sentido, algumas medidas podem ser tomadas, como:

• identificação de riscos em potencial;
• criação de medidas para mitigar e prevenir riscos rapidamente;
• avaliação contínua dos indicadores de performance focada na resolução de gargalos;
• criação de uma escala de trabalho ao lado de todo o time para evitar conflitos;
• treinamentos regulares dos times para que eles façam um trabalho de qualidade uniforme;
• monitoramento de resultados em busca de possíveis problemas;
• mudanças nas metodologias de trabalho considerando os problemas da área e os padrões do mercado;
• análise dos “feedbacks” originados no campo, planejamento e realização de treinamentos para reduzir as chances de problemas se replicarem em momentos futuros;
• investimento em tecnologia para tornar as rotinas de gestão mais integradas e precisas.

Essas práticas garantem mais qualidade para o dia a dia dos profissionais que executam as rotinas de facilities e menos chances de erros ocorrerem. Todas as rotinas estarão estruturadas considerando as demandas existentes e os fatores que podem afetar a qualidade do serviço prestado. Além disso, se algo acontecer, as equipes saberão exatamente o que fazer para mitigar o problema e evitar grandes prejuízos.

Como o aplicativo pode ser útil para otimizar a gestão?

A tecnologia auxilia muitas empresas a ganharem qualidade em seus processos. No ambiente de gestão de facilities, ela pode ser crucial para os profissionais de gestão, para que obtenham a agilidade esperada na reposição do time e para que saibam qual ação tomar para diminuir o impacto de erros.

Essas ferramentas devem alertar, em tempo real, a ocorrência de algum problema para que a solução seja imediatamente aplicada. Além disso, servem para monitorar a presença ou a ausência de membros da equipe, assim como para identificar tarefas pendentes e realizadas.

Essas informações — em tempo real — permitem que o gestor reestruture a equipe com máxima agilidade, evitando impactos no resultado como um todo.

Também há mais organização administrativa e menos gargalos. O uso da tecnologia auxilia o gestor a manejar com alta precisão a escala de trabalho da equipe, a distribuir tarefas e a acompanhar as ocorrências de todos os times em tempo real.

Com os dados centralizados, informações precisas sobre performance, chamadas programadas ou extras atendidas por períodos específicos estarão disponíveis para extração com facilidade, por meio de relatórios ou consultas específicas, possibilitando que o gestor faça análises e correções para a obtenção de resultados fundamentais para o sucesso do trabalho da equipe.

A otimização das rotinas de gestão deve ser uma preocupação contínua de qualquer profissional que atua no gerenciamento das rotinas de facilities. Quando existem procedimentos voltados para garantir que tudo ocorra dentro dos padrões esperados, a empresa pode manter a sua competitividade e evitar a perda de negócios.

A gestão de facilities, por exemplo, deve combinar medidas de prevenção de riscos, integração com a tecnologia e análise de dados para corrigir problemas e maximizar a sua performance sempre.

Assim, quando algo faltar ou erros acontecerem, haverá agilidade na reposição de materiais e realização de ações que possam corrigir falhas antes que elas causem um grande impacto. Dessa forma, a companhia conseguirá manter o nível de qualidade das ações executadas pelas equipes de manutenção de facilities sempre.

Este conteúdo foi útil? Então, fale com a gente e veja como a tecnologia pode ser utilizada para gerar aumento de performance no seu negócio e melhorar o dia a dia das rotinas de facilities da empresa!

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