É importante saber como reduzir custos para evitar problemas financeiros e manter o equilíbrio nas contas do negócio, além de potencializar os seus resultados. Porém, isso deve ser feito de forma planejada e com cuidado, pois não adianta tentar diminuir gastos tirando de áreas vitais para a empresa, ou seja, das que produzem e geram dinheiro se elas não estão gastando em excesso.

Por exemplo, em uma empresa de software, não é recomendado cortar custos do setor de desenvolvimento, que é a sua base de receita. É importante mirar a diminuição de gastos em processos que geram desperdícios ou gastos que poderiam ser evitados. Por exemplo, se ela mantém um estoque de equipamentos de TI para dar suporte ao desenvolvimento de programas e tem havido muita perda de componentes por causa de má conservação ou quebra de peças, é preciso investir na melhora da conservação desse ambiente.

A área facilities é uma em que podem ser reduzidos desperdícios e gastos desnecessários se ela padecer de processos lentos, burocráticos ou desorganizados. Para isso, é importante aplicar boas práticas de gestão e adotar uma ferramenta de gerenciamento de facilities, como o FacilitApp. Dessa forma, será possível diminuir custos sem perder a qualidade nessas atividades, o que é vital para o funcionamento da empresa.

Além disso, separamos dicas para você planejar a redução de custos com facilities! Confira!

Mensure a produtividade da equipe e melhore a gestão de mão de obra

É importante utilizar métricas e ferramentas para mensurar a produtividade de sua equipe, a fim de identificar gargalos, pontos fracos ou falhas nas execuções que levem a gastos adicionais.

Aliás, o FacilitApp é um instrumento que contribui para uma gestão eficiente da mão de obra que atua com facilities, pois permite acompanhar a execução das atividades. Dessa forma, é possível evitar que tarefas sejam feitas de maneira inadequada.

Lembrando que atividades executadas com baixa qualidade demandam retrabalho até que fiquem condizentes com o esperado. Em certos casos, quando os colaboradores responsáveis já saíram da empresa ou estão em outras funções, pode ser necessário trazer outros profissionais para refazerem essas tarefas dentro do nível de excelência desejado. Isso gera custos extras e pode sobrecarregar o segundo grupo de profissionais, especialmente se foram desviados de suas próprias atividades (que precisarão concluir depois)

Atualmente, quem não usa um aplicativo desse tipo só fica sabendo de problemas assim no final do dia, da semana ou quando o cliente reclama, seja ele externo (no caso de uma empresa de facilities), seja ele interno (funcionários, equipes, setores da organização). Sem essa ferramenta, dificilmente será possível saber como está a execução do serviço.

Por outro lado, com o uso do FacilitApp, você poderá acompanhar de modo mais ágil o que está sendo feito podendo interferir rapidamente para as atividades tenham boa qualidade. Consequentemente, terá como manter ou até aumentar a produtividade da equipe de facilities.

Automatize as tarefas burocráticas

Burocracia e rotinas repetitivas causam muitos gastos. O FacilitApp colabora para redução dessas atividades, e seus consequentes custos, por meio de suas funções de revisão.

No caso de uma empresa com milhares de tarefas por dia, os recursos do aplicativo analisam o banco de tarefas do negócio e fornecem soluções para melhor gerenciá-las. Ferramentas de inteligência artificial presentes no aplicativo, por exemplo, identificam:

• planejamentos que foram executados de maneira errônea;
• tarefas que não saem como planejado;
• unidades ou funcionários que não cumprem normas etc.

Esse tipo de ferramenta identifica situações positivas ou negativas por meio da análise da massa de dados envolvidos nesses processos. Dessa forma, o FacilitApp disponibiliza dados de cada serviço da empresa para que o gestor consiga fazer a gestão de custos de maneira tranquila.

Ao fazer o controle no papel, o gestor dificilmente identificaria essas situações. No entanto, a partir do uso do programa, ele consegue tomar ações mais inteligentes porque conta com informações organizadas.

Crie metas para redução de custos

Para conseguir reduzir custos com facilities é importante estabelecer metas, de modo a definir quais resultados se pretende alcançar em quais intervalos de tempo. Por exemplo:

• diminuir o desperdício de produtos para limpeza na área de manutenção a fim de economizar nas compras mensais de insumos;
• evitar o número de retrabalhos para ter menos custos não planejados com horas extras e também com insumos adicionais;
• melhorar a qualidade dos serviços para reduzir reclamações e pedidos de correções de atividades, diminuindo os gastos que elas geram;
• treinar a equipe para que tenha um melhor desempenho.

Trabalhe com indicadores de desempenho

Para conseguir acompanhar as metas, é importante estabelecer indicadores de desempenho. Desse modo, conseguirá tornar mais facilmente mensurável a performance e os resultados das ações planejadas com base na dica anterior. Algumas métricas que você pode monitorar são:

• custos de manutenção;
• custos com reformas;
• custos com limpeza em geral;
• relação de ordens de serviços abertas e atendidas;
• custos com aquisição de materiais, comparando os orçamentos com os valores efetivamente gastos etc.

O FacilitApp também pode ajudar com alguns indicadores ligados às tarefas executadas, pois tudo o que é realizado na empresa automaticamente é atualizado nos servidores do aplicativo. Nesse caso, você terá acesso a uma área virtual no app em que conseguirá acompanhar as ações da empresa ou de cada unidade de trabalho dela voltada à execução de serviços de facilities.

No sistema, também é possível detalhar as informações por unidade, por tipo de tarefa, por piso e por várias outras observações. Além disso, existe uma função no aplicativo que funciona como uma revisão sobre a tarefa.

Nesse caso, o líder analisa toda a amostragem, ou seja, as tarefas executadas e confere se foram realizadas corretamente a afim de evitar o retrabalho e a baixa qualidade nos resultados das tarefas. Existe também um campo de pontuação dos serviços, que possibilita ao gestor analisar as porcentagens do cumprimento das tarefas e a satisfação em relação a ela.

Os painéis são bem detalhados, permitindo uma tomada rápida de decisões, o que, por sua vez, impacta diretamente nos resultados. Além disso, os dados coletados podem servir de base para outros indicadores que não estejam no aplicativo.

Mantenha o número de demissões sob controle

A saída constante de colaboradores da empresa pode onerá-la em diversas frentes, isto é, será preciso gastar para repor as vagas, para treinar os novos colaboradores e para encerrar os vínculos com os que saem. Além disso, os novos funcionários podem demorar mais para conseguirem executar atividades no mesmo nível de qualidade do que aqueles que tinham mais tempo de empresa e saíram.

No intervalo entre os desligamentos e a recontratação de novos funcionários, seus colegas podem acabar sobrecarregados com as atividades dos postos em aberto, o que tende a reduzir a qualidade dos serviços, desgastar o bem-estar desses profissionais e gerar custos extras.

Uma forma de evitar pedidos de demissão é observar quais são os funcionários que cumprem as tarefas de acordo com o planejamento e, de alguma forma, tentar bonificá-los justamente para não perdê-los. Para fazer esse monitoramento, é importante contar com o apoio de uma ferramenta de gestão de facilities que permita o monitoramento dos status das atividades.

Esse instrumento também precisa contar com indicadores que ajudam na mensuração de desempenho e de produtividade dos colaboradores e satisfação dos clientes (internos ou externos). O FacilitApp é um aplicativo que entrega todas essas funcionalidades em suas mãos, sendo um dos mais completos do seu ramo. Com a ajuda dele e de seus dados, você terá como reduzir custos em facilities com maior eficiência.

Agora que você sabe sobre o FacilitApp, aproveite para testá-lo gratuitamente por 30 dias e confira suas funcionalidades!