Independentemente do segmento, toda empresa precisa lidar com diversas tarefas em seu cotidiano. Se uma delas é feita de forma ineficaz, é criado um efeito cascata, de modo que toda a operação acabe prejudicada. É nos detalhes, portanto, que reside a real habilidade de gerenciar as atividades de um empreendimento.

Nesse cenário, é imprescindível tomar ações para otimizar processos, garantindo a produtividade dos colaboradores e evitando a criação de gargalos. Para tal, é preciso enxergar a companhia de forma sistêmica, identificando e corrigindo os pontos necessários.

Com o objetivo de facilitar seu trabalho, elaboramos este artigo. Nele, vamos passar algumas dicas preciosas para você planejar e executar a otimização de processos. Confira!

Estruture um mapeamento dos processos

Antes de tomar iniciativas para aprimorar os processos de sua empresa, é importante compreender o que precisa ser melhorado. Por isso, realize um mapeamento completo de todas as ações que, juntas, possibilitam as atividades da sua empresa.

Aqui, todo detalhe é relevante. É crucial que esse estudo sobre seus processos seja bastante abrangente, envolvendo todos as áreas do empreendimento. Afinal, até mesmo um gargalo formado em um setor considerado de pouca importância, tem o poder de criar enormes prejuízos.

Para entender melhor isso, você pode utilizar fluxogramas para visualizar as conexões de todas as tarefas da empresa. Com isso, você vai notar que a execução eficiente de cada um dos ofícios é essencial para que todos os outros funcionem.

Ao final do mapeamento, você deve ter conhecimento sobre todos os procedimentos e colaboradores envolvidos. Para definir se o mapeamento está completo, se faça as seguintes perguntas:

• Quando se inicia e quando termina esse processo?
• Quais tarefas fazem parte dele?
• Quais pessoas estão envolvidas?
• Quanto tempo dura cada atividade?
• Quais são os objetivos e metas?
• Eles estão sendo cumpridos?

A partir dessa última pergunta, você pode partir para a resolução dos problemas, assunto que trataremos no próximo tópico.

Identifique pontos que podem ser melhorados

Com o mapeamento completo, examine profundamente os fluxos de trabalho e verifique se estão cumprindo as expectativas. A partir disso, você pode identificar os problemas com maior clareza, o que é o primeiro passo para implementar soluções.

Lembra dos diagramas sugeridos no último tópico? Nessa etapa, eles são essenciais como um recurso visual para observar gargalos. Aqui, você receberá insights valiosos que podem trazer respostas para o baixo desempenho de alguns setores. Muitas vezes, as causas estão onde menos imaginamos.

Nessa etapa, é importante envolver cada um dos colaboradores. Além de facilitar a comunicação interna, essa atitude estimula o trabalho em equipe e faz com que todos se sintam valorizados. Ademais, ninguém entende mais sobre as tarefas do que os colaboradores que as realizam. Assim, eles podem ser excelentes fontes de insights.

Capacite sua equipe

É importante frisar que não basta envolver a equipe, é preciso investir em sua capacitação. Em alguns casos, os gargalos são formados, simplesmente, porque os profissionais envolvidos não receberam treinamento adequado para realizar determinada função.

O resultado disso, além de falhas humanas, é o encolhimento da moral dos colaboradores, fato que conduz á uma baixa produtividade e prejudica o ambiente de trabalho.

Dito isso, procure tomar ações que agreguem conhecimento aos colaboradores. Com a tecnologia que temos disponível, essa tarefa é simplificada. Muitas vezes, os treinamentos podem ser realizados online ou com o uso de aplicativos, facilitando sua implementação.

Utilize a tecnologia a seu favor

Já que estamos falando em tecnologia, não podemos deixar de ressaltar a importância de seu uso para otimizar processos. Com o uso de aplicativos voltados para a gestão de facilities, como é o FacilitApp, é viável automatizar tarefas burocráticas e aprimorar a organização das equipes.

Imagine, por exemplo, uma empresa que trabalha com escalas. Com o uso do app, é possível otimizar a comunicação interna da empresa e garantir que todos os trabalhadores serão devidamente informados sobre seus horários, além de facilitar o remanejamento em caso de mudanças.

Outro ponto que pode ser beneficiado com a tecnologia é a produtividade dos colaboradores. É possível, de forma completamente remota, receber informações sobre a localização do profissional, seu horário de chegada e seu horário de saída.

Fora isso, o próprio trabalho da equipe é facilitado. Com o uso de recursos de machine learning, você pode, com maior facilidade, identificar pontos fora do padrão e divulgar rapidamente planos para solucionar o problema.

Adote metodologias de gestão de projetos

Por fim, é importante que os esforços para otimizar processos não sejam um ponto fora da curva em seu empreendimento. Adotar uma metodologia voltada para a gestão de projetos é, portanto, essencial.

Dessa forma, você implementa em sua empresa uma cultura que preza pelo alcance ágil de objetivos. Ao notar que a otimização dos processos é uma regra, e não uma exceção, todos os integrantes da empresa passarão a dar mais valor a esse tipo de abordagem.

Para aplicar esse tipo de metodologia, existe um ponto crucial: a constante mensuração de resultados. Acompanhar e analisar a consequência dos seus esforços é um passo imprescindível para identificar o que vem funcionando e o que precisa ser modificado.

Com o tempo, você entenderá de forma mais intuitiva quais práticas devem ser incentivadas e quais precisam ser substituídas. É importante que essas mudanças ocorram de forma gradual, sempre mantendo a transparência com o colaborador. Afinal de contas, sua compreensão é vital para a eficiência de toda a estratégia.

Com a crescente competição observada na maioria dos mercados, é importante ser minucioso no mapeamento de tarefas, identificação de gargalos e aplicação de soluções. Empresas que realizam essas atividades de forma eficaz ganham uma importante vantagem competitiva sobre as demais.

Portanto, otimizar processo em sua companhia deve ser encarado como um verdadeiro investimento. Como resultado, você ganhará maior controle sobre as tarefas que compõem o cotidiano da organização, promoverá a produtividade dos colaboradores e, naturalmente, verá seu lucro ser potencializado.

E aí, pensa que as dicas apresentadas vão facilitar a otimização de processos em sua empresa? Quais técnicas você geralmente utiliza para esse fim? Deixe um comentário e conte para a gente!

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