Equilibrar os esforços destinados à qualificação dos processos internos da empresa com os direcionados à redução de gastos é uma das tarefas mais desafiadoras de qualquer gestão. Afinal, contar com profissionais excelentes exige, além de uma folha de pagamento mais robusta, a implantação de uma estrutura para recrutamento, retenção e desenvolvimento de talentos.

Por essa razão, cada vez mais negócios optam por contratar uma equipe terceirizada, o que garante o acesso a colaboradores especializados sem a necessidade de lidar com toda a burocracia envolvida em relações trabalhistas. Essa modalidade é uma tendência global, mas ganha destaque ainda maior no Brasil, em que abrange 22% da mão de obra formal.

Contudo, não basta firmar uma parceria para a prestação de serviços e esperar que os resultados apareçam magicamente. É preciso entender como funciona essa relação e como é possível gerenciar uma equipe terceirizada de forma qualificada, evitando erros comuns. Neste texto, abordaremos cada uma dessas questões. Continue a leitura!

Como funciona a terceirização de equipe?

A terceirização de equipe é, simplesmente, o ato de contratar outra empresa para fornecer os profissionais envolvidos nas suas rotinas de trabalho. Trata-se de uma modalidade diferente da formação tradicional de equipes, em que a empresa simplesmente contrata diretamente um colaborador para atuar em seus processos internos.

No caso, além da empresa e do colaborador, existe um terceiro personagem, que é responsável por ceder os profissionais e dá origem ao termo “terceirização”. Dessa maneira, a parte contratante pode usufruir dos serviços dos colaboradores sem precisar arcar com suas despesas trabalhistas, que ficam completamente a cargo da organização contratada.

Para que a parceria seja eficiente e não cause dores de cabeça, é fundamental que, antes de escolher a empresa para ceder a equipe terceirizada, você tome conhecimento sobre sua reputação no mercado. Além disso, é crucial firmar um SLA incontestável, de modo a garantir o cumprimento de direitos e obrigações na relação.

Naturalmente, em vez de pagar diretamente ao trabalhador, a empresa se compromete a cumprir um compromisso financeiro com a terceira parte. Ainda assim, esse valor costuma ser bem mais acessível do que a estruturação de uma equipe própria, criando uma vantagem que vamos abordar melhor no próximo tópico.

Quais as vantagens de contar com uma equipe terceirizada?

Agora que você já sabe como funciona a terceirização de equipes, vamos ao que realmente importa: os benefícios gerados por esse tipo de investimento.

Alguns deles já foram brevemente citados, como a redução dos gastos operacionais, porém, vamos nos aprofundar um pouco mais na forma como esses fatores afetam positivamente sua empresa. Acompanhe!

Redução de custos

A terceirização de equipes contribui para a redução de custos da empresa de diversas maneiras. A principal delas diz respeito aos encargos e tributos trabalhistas que inflam a folha salarial, tanto durante o tempo de permanência do trabalhador quanto após sua rescisão contratual.

Tais despesas limitam a atuação do negócio na atração de profissionais, já que os custos podem impedir o crescimento do quadro de colaboradores. Ao optar pela terceirização, esse movimento financeiro fica sob a responsabilidade da empresa prestadora de serviços, que, por se especializar no assunto, tem maior facilidade em manter uma estrutura otimizada.

Outro ponto beneficiado é o próprio planejamento financeiro. Não é preciso se preocupar com ausências, férias, ou eventuais pedidos de demissão, já que tudo isso é coberto pela parte contratada. Existe, ainda, a economia gerada na montagem da infraestrutura, que, por ser terceirizada, não demanda nenhum investimento extra.

Especialização de serviços

Quando você contrata uma prestadora de serviços, é natural que opte por uma empresa especializada no tipo de trabalho de que precisa. Dessa forma, é de se esperar que os colaboradores cedidos sejam eficientemente treinados para exercer suas funções e conheçam as práticas mais relevantes para exercê-las.

Isso gera uma grande economia de recursos, já que treinamentos são parte fundamental da montagem de uma equipe interna. Além disso, a produtividade da empresa tende a melhorar, já que equipes especializadas representam uma quantidade menor de erros humanos e maior agilidade nos processos.

Flexibilização no cumprimento de demandas

Se você tem experiência na gestão de negócios, sabe que diversas áreas são afetadas pela sazonalidade das demandas. Hotéis, por exemplo, contam com períodos em que o volume de hóspedes é muito superior quando comparado ao restante do ano. Adaptar o corpo de colaboradores para atender a essa flutuação é fundamental, mas pode ser custoso em um regime tradicional de mão de obra.

Ao contar com equipes terceirizadas, a responsabilidade de ceder mais ou menos profissionais de acordo com a demanda passa a ser da prestadora de serviços. É claro que as condições para essas mudanças precisam ser acordadas previamente, mas o fato é que suprir essas necessidades se torna uma tarefa muito mais simples e barata.

Possibilidade de focar o core business

Ao trabalhar com equipes terceirizadas, a gestão tem seu trabalho bastante simplificado. Isso porque as questões burocráticas envolvidas na contratação e na manutenção de um colaborador, que podem tomar um bom tempo dos gestores, são resolvidas pela empresa contratada.

O resultado é a possibilidade de otimizar a gestão de tempo dentro da companhia, afinal, se detalhes burocráticos não são mais questões relevantes, os profissionais podem dedicar seus esforços ao core business. Assim, toda a companhia pode focar as atividades realmente relevantes, que trazem retornos reais para o negócio.

Qual a importância de gerenciar corretamente a equipe terceirizada?

Bom, já deu para ficar claro que a terceirização de equipes pode trazer vantagens importantes para o seu empreendimento, não é? Só que, como mencionamos logo na introdução, de nada adianta agir nesse sentido e esperar que os resultados apareçam naturalmente. Para colher os frutos, é preciso saber como gerenciar tais equipes de forma excelente.

Afinal, embora terceirizado, o grupo de colaboradores tem as mesmas necessidades que os profissionais internos da sua empresa. Isso significa que um clima organizacional propício é determinante para a manutenção de um grau de produtividade satisfatório e para evitar problemas com a taxa de absenteísmo.

Além disso, uma gestão eficiente nesse sentido possibilita que os colaboradores cedidos pela prestadora de serviços otimizem ainda mais suas rotinas de trabalho. Um monitoramento próximo por parte dos gestores permite a identificação das melhores práticas, que podem ser divulgadas e replicadas por todos os colaboradores.

Fora a agilização que causa nos processos internos, esse acompanhamento tem impacto direto na satisfação dos consumidores. Isso porque a satisfação dos colaboradores e a adoção das melhores práticas disponíveis resultam em uma experiência muito mais agradável para o consumidor, seja no atendimento, seja no próprio oferecimento de produtos.

Como gerenciar uma equipe terceirizada de forma excelente?

Então, se é tão importante prezar pela gestão da equipe terceirizada, como isso pode ser feito? É justo afirmar que grande parte das ações realizadas nesse sentido se assemelha com as aplicadas para lidar com equipes internas, mas, sem dúvidas, existem peculiaridades que precisam ser consideradas.

Uma delas é a necessidade de integrar os profissionais vindos de fora ao seu ambiente corporativo, que já é familiar para seus colaboradores. Mais do que isso, porém, é crucial que você encare o processo de forma estratégica, iniciando com a definição de metas. Continue lendo e confira dicas para você gerenciar a equipe terceirizada com maestria.

Escolha o prestador de serviços com cuidado

Como em qualquer tipo de parceria, conhecer profundamente a outra parte é fundamental para a tomada de decisão. Por isso, não caia na tentação de fechar com a primeira opção considerada adequada. É preciso contar com um leque de opções e estudar cada uma delas, de modo a garantir a possibilidade de sucesso.

Sendo assim, um dos pontos que devem ser levados em consideração é a reputação da equipe em questão. Busque feedback no mercado, pergunte a outros gestores e faça sua própria pesquisa para decidir se o nível de qualidade oferecido é compatível com suas exigências. Além disso, é fundamental checar a situação da empresa contratada junto aos órgãos reguladores, para garantir que não há nenhum problema.

Uma ideia interessante é, se possível, realizar uma visita ao estabelecimento em questão. Lá, você poderá ter uma ideia mais acurada sobre as operações da companhia, incluindo a qualidade no suporte e no atendimento, que são fatores fundamentais para a parceria.

Por fim, é fundamental que os valores e objetivos da empresa prestadora de serviço se alinhem com os da sua companhia. Dessa forma, os colaboradores enviados encontrarão maior facilidade em se encaixar no seu ambiente corporativo.

Defina os indicadores de performance

Uma vez que você tenha escolhido o parceiro, é hora de projetar a parceria. Nesse estágio, é imprescindível definir os indicadores de performance que serão utilizados para avaliar o andamento da parceria. Isso evita a ocorrência de análises rasas sobre os resultados, já que os indicadores são facilmente mensuráveis e fáceis de interpretar.

É sempre válido ressaltar que os indicadores de performance devem ser decididos em comum acordo e citados objetivamente no SLA. Isso evita ruídos durante o tempo de contrato e garante que ambas as partes estão trabalhando sob os mesmos parâmetros. Um cenário como esse facilita a comunicação interna e possibilita uma cobrança de resultados embasada, caso seja necessário.

Cultive a cultura de feedbacks

No que diz respeito ao trato direto com os colaboradores terceirizados, é recomendado adotar uma cultura de feedbacks. Com as métricas em mãos, você pode usar dados para congratular os colaboradores mais produtivos e indicar caminhos de otimização para aqueles que rendem abaixo do esperado.

Mais do que uma forma de cobrança, os feedbacks são uma ferramenta importante para que os colaboradores não fiquem no escuro. Esse tipo de comunicação deixa-os inteirados sobre a impressão que passam aos gestores e serve até como comunicação, já que o profissional se sente valorizado e percebe o impacto que pode causar na companhia.

Oferecer feedbacks é ainda mais importante nos meses iniciais de trabalho, em que os recém-chegados ainda estão buscando a melhor forma de se adaptar. Lembre-se: o feedback é uma via de mão dupla, logo, dê atenção e importância às opiniões vindas diretamente dos terceirizados, já que podem conter insights valiosos para otimizar toda a operação.

Preze pelo bom relacionamento na empresa

Como você já sabe, habilidades técnicas especializadas não são garantia de um colaborador produtivo. Para explorar o máximo de seu potencial, é importante que ele se sinta integrado ao ambiente de trabalho, a começar pelo relacionamento com os colegas.

Por isso, não hesite em organizar eventos corporativos para estimular o contato entre equipes e reforçar a cultura da organização. É importante deixar claro aos envolvidos que o bom relacionamento é um objetivo em comum de todos e que alcançá-lo é primordial para os resultados da companhia.

Quais são os principais erros cometidos na gestão de equipe terceirizada?

Tão importante quanto conhecer as boas práticas é aprender sobre os erros que, embora comuns, podem ser facilmente evitados. Por isso, separamos algumas falhas que, se cometidas, podem comprometer todo o processo.

Não realizar uma pesquisa aprofundada

No último tópico, já deixamos claro que um estudo sobre as melhores opções pode aumentar consideravelmente as chances de sucesso da parceria. É preciso ressaltar, porém, que a negligência nesse sentido não gera apenas um serviço de segunda, mas também pode comprometer a estratégia e causar dores de cabeça.

Não elaborar um SLA detalhado

O SLA é o contrato que define os pormenores da parceria, como tempo de duração, objetivos, métricas a serem consideradas e as condições para renovação. É fundamental que, durante a elaboração do contrato, não sobre qualquer tipo de espaço para interpretações. Tudo deve ser redigido de forma clara, direta e objetiva.

Com um SLA adequado, você tem maior segurança de que a outra parte cumprirá o que foi acordado. Além disso, o documento pode indicar o que fazer em determinadas situações, como que tipo de procedimento deve ser adequado em caso de necessidade de suporte ou outro tipo de emergência.

Não manter uma comunicação com a prestadora de serviços

Durante toda a relação, manter uma comunicação com a empresa contratada é fundamental. É importante que ambas as partes estejam na mesma página, de modo a facilitar a atuação de ambos os lados. Sendo assim, convoque reuniões periódicas para apresentar relatórios, apontar pontos que precisam de melhoria ou simplesmente conversar sobre o futuro da parceria.

Ignorar o uso da tecnologia

Atualmente, é impossível falar da gestão de qualquer equipe sem citar o papel da tecnologia. Absolutamente todos os processos internos da companhia podem ser facilitados com o uso de recursos adequados, principalmente no que diz respeito ao gerenciamento de colaboradores. Por meio de um aplicativo especializado, por exemplo, é viável montar e editar escalas de trabalho de forma simples e remota.

Esse tipo de aplicativo proporciona, também, maior controle sobre as rotinas dos colaboradores. É possível acompanhar, em tempo real, quando uma determinada equipe inicia e finaliza uma tarefa. Isso tem um grande efeito na produtividade e evita os custos relacionados à criação de gargalos.

A tecnologia, aliás, é primordial para a comunicação interna e para o treinamento dos novos colaboradores. Aplicativos específicos possibilitam sessões de treinamento destinadas ao aprimoramento das técnicas utilizadas. Tudo isso com o simples uso de um smartphone pessoal.

Contar com uma equipe terceirizada representa uma vantagem importante para o desenvolvimento do seu negócio. Trata-se de uma prática que simplifica a gestão, diminui os custos e proporciona serviços extremamente especializados. Para que o processo se desenrole da melhor maneira, é fundamental fazer uso da tecnologia para aprimorar o gerenciamento dos colaboradores terceirizados.

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