A sua empresa já pensou em adotar uma ferramenta de gestão de pessoas? No ambiente corporativo moderno, marcado pela alta flexibilidade e a necessidade de respostas rápidas, essa solução pode ter um papel de destaque. Afinal, ela torna o monitoramento de tarefas e a integração de processos muito mais simples e práticos.
Essas funcionalidades auxiliam gestores de grandes equipes a buscarem melhores resultados e a terem um alto controle sobre todos os fluxos de trabalho. A distribuição de rotinas será feita mesmo nos cenários em que há equipes remotas, evitando atrasos e gargalos. Além disso, o compartilhamento de dados evitará problemas e falhas na entrega de resultados.
Quer saber mais sobre o tema e como uma ferramenta de gestão de pessoas auxilia o seu negócio a ter mais qualidade no seu dia a dia? Então veja o post a seguir!
Entenda como funciona uma ferramenta de gestão de pessoas
A ferramenta de gestão de pessoas é um software voltado para auxiliar o gestor a orientar o fluxo de trabalho dos seus profissionais da melhor maneira possível. Ela pode se integrar a infraestruturas de cloud computing e a sistemas mobile para ampliar a mobilidade operacional. Assim, o time conseguirá acompanhar as tarefas pendentes mesmo estando longe do local de trabalho.
Esse tipo de solução tem como foco garantir que o gestor poderá distribuir rotinas e dados para todas as equipes em um único local. Além disso, ela pode auxiliar no compartilhamento de alertas e novidades para times ou mesmo pessoas específicas, evitando erros e problemas na execução de serviços.
As ferramentas de gestão de pessoas ganharam força nos últimos anos em função das mudanças que o mercado passou. Hoje, negócios têm estruturas internas caracterizadas pela alta mobilidade e flexibilidade operacional. Times trabalham em diferentes locais, mas de maneira colaborativa, para entregarem resultados e atenderem a demandas que podem mudar rapidamente.
Como consequência, surgiu a necessidade de negócios terem mecanismos para acompanhar a evolução das rotinas em um único ambiente. A gestão passou a ser feita com o apoio de ferramentas de TI que permitem a distribuição de rotinas, a avaliação de indicadores e a verificação de problemas em um único local. Assim, os times se tornaram capazes de serem eficazes até mesmo quando há pessoas atuando remotamente.
Veja as 6 vantagens de investir em ferramenta de gestão de pessoas
Uma ferramenta de gestão de pessoas pode trazer vários impactos positivos para o negócio. Em conjunto, eles se traduzem em um aumento da competitividade da companhia, assim como uma maior habilidade de focar na entrega de resultados com foco nas demandas dos clientes. Veja os principais a seguir!
Maior habilidade de medir a produtividade dos profissionais
Gargalos operacionais são fatores que podem prejudicar drasticamente a habilidade de uma empresa ser competitiva. Quando há quedas de produtividade no ambiente corporativo, o negócio atrasa a execução de seus projetos, perde contratos e consumidores. Além disso, tem a sua imagem prejudicada, o que dificulta a busca por novas oportunidades de venda.
Por isso, é fundamental que o gestor tenha mecanismos eficientes para avaliar o tamanho da produtividade das equipes. Ter um time que conhece boas práticas, portanto, não é o bastante. O gestor deve ser capaz de identificar quando existem falhas e qual a melhor forma de corrigir cada uma delas.
Nesse sentido, o sistema de gestão de pessoas pode ser visto como uma ótima maneira de identificar problemas de produtividade e, ao mesmo tempo, evitar que eles ocorram. Essa solução abre um canal centralizado para o gestor distribuir rotinas, avaliar a evolução das tarefas em execução e identificar em quais ambientes há atrasos. Ao mesmo tempo, permite a identificação mais ágil da origem de problemas.
Com tais dados em mãos, o negócio poderá otimizar a cadeia operacional de modo inteligente e preciso. Se existirem falhas na entrega de qualquer meta, o gestor poderá identificá-las rapidamente. Assim, será mais fácil entrar em contato com a equipe, corrigir o problema e retomar às atividades.
A longo prazo, o negócio conseguirá formular um banco de dados para compreender como fatores externos impactam nos resultados dos indicadores de produtividade. Dessa maneira, a empresa poderá se preparar com mais qualidade para diferentes cenários. Isso elevará a sua eficiência corporativa e, da mesma forma, evitará um grande número de riscos, como erros operacionais, falhas de comunicação e planejamento.
Mais facilidade para antecipar possíveis erros
Como apontamos, o uso de uma ferramenta de gestão de pessoas garante ao negócio a habilidade de criar um banco de dados sobre os seus fluxos de trabalho. A equipe de gerenciamento de processos conseguirá, com isso, prever cenários de riscos e adotar medidas corretivas mais inteligentes. Ao mesmo tempo, os planos de gestão de crises serão mais robustos e capazes de mitigar imprevistos.
No caso de uma loja, por exemplo, a ferramenta de gestão de pessoas abre dados para o gestor avaliar como feriados e datas comemorativas demandam mais trabalho da equipe. Desse modo, tarefas como a limpeza de lojas, a troca de materiais e a compra de novas mercadorias poderão ser agendadas e executadas com antecedência. Isso reduzirá o número de problemas e, ao mesmo tempo, ampliará o impacto de cada rotina nos resultados do negócio.
Os processos de manutenção, por exemplo, serão feitos na hora em que eles podem ser executados, com alto custo-benefício para a empresa. Pausas em horas de alta demanda serão evitadas e, com isso, a companhia conseguirá manter a rotina com alta fluidez e baixa chance de prejuízos na qualidade de seus serviços.
Já processos de compra e reposição de estoque serão executados com uma alta habilidade de buscar os melhores preços. Isso gera um bom retorno sobre os investimentos e mais lucros para a empresa a médio e longo prazo.
Possibilidade de identificar as áreas com as melhores práticas
Uma empresa pode ter diferentes equipes para atuar na prestação de serviços. Como as habilidades dos profissionais muitas vezes são diferentes, times com determinado grau de autonomia podem executar a mesma atividade de maneiras diferentes. Isso terá, como consequência, diferentes resultados para o negócio.
Saber identificar as práticas que levam aos melhores resultados no menor tempo possível é algo crítico. Isso permite à empresa avaliar quais estratégias podem ser replicadas e quais devem ser mitigadas com facilidade. Desse modo, um fluxo de melhorias contínuas pode ser criado no ambiente corporativo.
Essa prática também permite que a empresa gere mais engajamento nas suas equipes. Ao identificar as melhores práticas e os processos com problemas, o gestor conseguirá reconhecer as rotinas ineficazes com facilidade. Dessa maneira, feedbacks serão aplicados a todos, auxiliando os profissionais a se manterem motivados e engajados na busca por melhores resultados.
Habilidade de fazer a gestão dos insumos
A gestão de insumos é algo crítico para qualquer empresa. Ela permite ao gestor avaliar a melhor hora de comprar novos equipamentos, reduz custos e garante alta disponibilidade para as equipes. Além disso, permite aos times trabalharem com mais agilidade, afinal, os produtos necessários sempre estarão disponíveis.
Uma boa aplicação para a gestão de pessoas auxiliará os gestores a avaliar quais as melhores maneiras de se adquirir novos insumos, assim como o melhor momento para se fazer isso. O planejamento terá dados precisos para identificar as variações de demanda e a influência da demanda por trabalho. Desse modo, as compras serão mais adiantadas e capazes de evitar preços elevados.
A ferramenta de gestão de pessoas também permite otimizar o uso de matérias-primas. O negócio poderá avaliar continuamente quais são os times que mais usam materiais e como isso se compara com outras equipes. Desse modo, alterações nos fluxos de trabalho, treinamentos e o investimento em tecnologias que gerem rotinas automatizadas serão aplicadas com facilidade.
Possibilidade os resultados de treinamentos e mudanças no fluxo de trabalho
Empresas de sucesso mudam continuamente as suas rotinas operacionais. Elas devem ser moldadas e repensadas para garantir que a companhia fique alinhada com as demandas do mercado e as práticas mais modernas existentes. Porém, a adoção de novas soluções de TI ou mesmo novas metodologias deve sempre ter o seu impacto avaliado, evitando que o negócio tenha prejuízos nos seus investimentos.
Nesse sentido, uma boa ferramenta de gestão de pessoas deve ser considerada um investimento estratégico. Ela fornecerá para a companhia todos os indicadores necessários para identificar o impacto de novos processos ou investimentos. Ao mesmo tempo, auxiliará o gestor a tomar decisões mais inteligentes, alinhadas com as demandas do negócio.
Como consequência, os riscos de a empresa realizar uma escolha de pouco impacto serão muito menores. O negócio terá todas as informações necessárias para tomar decisões inteligentes e alinhadas com as demandas do seu público-alvo. Ao mesmo tempo, será mais fácil corrigir problemas e garantir que os times sempre tenham a habilidade de executar um trabalho de ponta, que siga os melhores padrões da área.
Mais facilidade para adotar rotinas flexíveis
A mobilidade tem ganhado força nos últimos anos. Ter times que podem atuar de modo remoto permite ao negócio ser mais ágil, flexível e inovador. Ao mesmo tempo, essa característica pode auxiliar a empresa a cortar gastos e se manter a frente da concorrência sempre.
Um bom software de gestão de pessoas permite à empresa reduzir custos e, ao mesmo tempo, estimular a mobilidade corporativa. Os times poderão acompanhar as suas rotinas em qualquer local do mundo, eliminando atrasos e melhorando o seu planejamento. Afinal de contas, as equipes poderão avaliar o que deve ser feito a qualquer momento e, assim, tomar as medidas para garantir que o resultado seja entregue.
Isso, naturalmente, deve ser acompanhado do investimento em outras tecnologias. Para que a ferramenta de gestão de pessoas possa gerar mobilidade, o negócio deve adotar soluções na nuvem, aplicativos de troca de mensagens e até mesmo o cloud storage. Assim, a companhia terá mais foco nos seus clientes e menos dificuldade para ser flexível.
Saiba como uma ferramenta pode ajudar com a rotina de facilities
A gestão de facilities é um ponto crítico para o sucesso de qualquer empresa. As atividades desse setor permitem aos profissionais ter um ambiente de trabalho mais funcional, dinâmico e ágil. Ao mesmo tempo, reduzem falhas e contribuem para a economia de recursos.
Uma boa política de gestão de facilities dará a gestores mais habilidade de aproveitar os recursos operacionais disponíveis. Ao mesmo tempo, liberará verbas para novos investimentos. Do uso do ar-condicionado ao gerenciamento da segurança, todas as rotinas evitarão o excesso de gastos.
Justamente por isso, a gestão de facilities é uma área estratégica para qualquer negócio. Ela garante que os profissionais terão um bom ambiente de trabalho, robusto e capaz de auxiliá-los a terem total foco nas suas demandas estratégicas. Ao mesmo tempo, evita prejuízos e problemas operacionais que possam colocar o sucesso do negócio em risco.
Nesse cenário, a tecnologia deve ser considerada um fator chave para garantir o sucesso das estratégias de gestão de pessoas. Utilizar mecanismos de gerenciamento de equipes e durante a gestão de facilities colocará a área em um novo ambiente de produtividade, performance e inovação.
As equipes conseguirão entregar mais resultados, evitar erros e administrar um número maior de responsabilidades. Ao mesmo tempo, os fluxos de trabalho serão integrados e habilitados para atingir sempre o melhor resultado possível, mesmo quando houver aumento da demanda.
Por isso, não deixe de considerar o investimento em uma ferramenta de gestão de pessoas para a área de gerenciamento de facilities. Ela tornará a distribuição de tarefas mais prática e ágil. Ao mesmo tempo, permitirá um aumento da colaboração entre profissionais, criando soluções mais inovadoras e dinâmicas.
Como consequência, ao investir em uma ferramenta de gestão de pessoas, o negócio poderá gerenciar a sua estrutura operacional com alto foco na entrega de resultados. Erros serão menos frequentes e até mesmo as equipes remotas poderão se manter integradas ao dia a dia da empresa. Desse modo, a companhia poderá se manter em um ambiente eficaz e capaz de estimular práticas que levem a alta competitividade.
Além do investimento em boas ferramentas de TI, todo negócio de sucesso adota boas práticas para manter as suas equipes funcionais. Conheça quais são as melhores abordagens para a gestão de equipes remotas no nosso e-book sobre o tema!