O gerenciamento eficiente das tarefas secundárias que ocorrem na organização de uma empresa é determinante para o sucesso do empreendimento. Afinal, esses serviços são responsáveis por manter um estabelecimento funcionando de maneira adequada e produtiva. Por isso, a excelência na resolução de desafios da gestão de facilities é requisito básico para um gestor da área.

Serviços como limpeza, segurança, recepção e manutenção precisam operar de forma otimizada e que possibilite a redução de custos. Isso requer profissionais especializados e eficientes, a fim de estimular a sustentabilidade do negócio. Além disso, é necessário ter atenção para se manter em “compliance” com leis e regulamentos específicos para cada setor.

Parece complicado? Não se preocupe! Neste texto, vamos listar os principais desafios na gestão de facilities e mostrar como o FacilitApp pode ajudar nesse processo. Confira!

Entenda quais são os principais desafios da gestão de facilities

Redução de custos

Alocar os recursos de forma eficiente é um fator-chave para o desenvolvimento sadio de qualquer empresa. Para realizar essa tarefa, o responsável precisa, acima de tudo, contar com vasto conhecimento e controle sobre as especifidades dos processos internos. Para tal, o uso de um sistema integrado e automatizado se mostra uma grande vantagem.

Imagine, por exemplo, a gestão de um hospital. Esses estabelecimentos, como regra, buscam proporcionar o melhor atendimento de saúde a seus pacientes. Mas, além disso, o que pode ser feito para oferecer uma experiência mais satisfatória às diversas pessoas que passam por lá diariamente? Uma resposta comum é o oferecimento de conforto, o que está diretamente relacionado com a limpeza regular.

Naturalmente, isso envolve o uso de insumos, ou seja, equipamentos e produtos essenciais para a realização do serviço. Para garantir a sustentabilidade da sua empresa, você precisa controlar esse consumo para evitar desperdícios e gastos desnecessários. Isso se torna muito mais viável com a utilização de um sistema que permita o controle em tempo real.

Vale ressaltar, também, que esse controle se estende aos colaboradores. Com a aplicação de diferentes tecnologias, é possível comprovar a realização do serviço e a pontualidade dos trabalhadores. Assim, sua empresa não corre o risco de perder clientes por conta de insatisfação com a qualidade da tarefa realizada.

Qualidade do serviço

Falando no assunto, garantir a qualidade do serviço é, também, um dos desafios de um gestor de facilities. Esse é, afinal, o fator que pode oferecer vantagem competitiva a uma empresa da área. Para isso, é necessário que os colaboradores envolvidos contem com treinamentos e capacitações para realizar eficientemente suas tarefas.

Nessa busca por excelência, o FacilitApp oferece um recurso com características de machine learning para analisar e aprender as melhores práticas empregadas. Quando identifica inconsistências, ele se reconfigura e aplica o que foi aprendido.

A partir disso, é possível realizar uma espécie de EAD (Ensino à Distância) com o profissional responsável pela tarefa. Ele pode receber acesso a um documento em vídeo, imagem ou PDF que detalha o processo que precisa ser realizado. Assim, o sistema garante a operação da sua empresa com a máxima produtividade.

Com todo esse suporte, o colaborador tem maior facilidade para entregar qualidade. Por meio de um smartphone, ele recebe o roteiro das tarefas diárias, além de eventuais instruções específicas, otimizando sua organização. Esse roteiro se converte em uma checklist, que o profissional pode assinalar para controlar o que já foi feito e o que está pendente.

Todo esse procedimento é registrado e convertido em insights para o gestor. Assim, ele monitora o tempo gasto com cada etapa e, por meio de tecnologias de check-in via QR code, Bluetooth, eBeacon, RFID, etc, é possível ter a garantia de que o colaborador chegou e saiu nos horários determinados. Além disso, indicadores e feedbacks do cliente ficam à disposição do gestor, o que permite otimizar a qualidade.

Especialização e compliance

Trabalhar com a gestão de facilities exige conhecimento em diversas áreas, o que, de certa forma, dificulta a especialização. Nesse cenário, um bom aplicativo voltado para esse tipo de gestão pode descomplicar a vida do administrador.

O FacilitApp funciona com uma configuração básica bem intuitiva e conta com manuais detalhados, o que facilita o autodidatismo. Portanto, não é difícil colocá-lo em uso ou aprender suas funções mais importantes.

Outra consequência dessa ampla atuação é a dificuldade de se manter em compliance. Afinal, cada área de serviço pode contar com diferentes regulamentos e exigências.

O aplicativo favorece a prestação de contas por disponibilizar para ambas as partes um rápido acesso ao SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço) contratado que estabelece as normas de relacionamento entre um prestador de serviço e seus clientes.

Saiba mais sobre o FacilitApp

O aplicativo é desenvolvido por uma empresa com mais de 25 anos no mercado e tem como objetivo simplificar a gestão de pessoas e facilities em uma organização. Um tutorial completo acompanha o app, que é de fácil implementação, possibilitando o seu uso em até 2 horas após a aquisição.

Com sua utilização, o gestor tem controle inteligente sobre todos os processos da empresa, além de acesso a dados valiosos para avaliar e otimizar a operação. Por meio do refinamento de processos e de treinamentos, o FacilitApp tem impacto direto e imediato na produtividade da sua equipe.

Além disso, ele monitora o andamento das tarefas, facilita o controle sobre a taxa de absenteísmo e permite a realocação automática de profissionais para suprir uma ausência. Agindo para prevenir gargalos e evitar o desperdício de insumos, o sistema propicia uma significativa a redução de custos na operação.

Os desafios da gestão de facilities podem ser muitos, mas o emprego de um sistema especializado ajuda o gestor a contornar os obstáculos e atingir o máximo nível de produtividade. Dessa maneira, os serviços prestados pelos colaboradores têm a qualidade aumentada e podem ser administrados de forma mais eficiente.

Como o objetivo é manter um desenvolvimento contínuo, o aplicativo disponibiliza insights em tempo real e feedbacks de clientes. Assim, você conta com informações valiosas para tomar decisões organizacionais e medidas para aprimorar determinados processos. Com isso, todas as partes envolvidas saem ganhando.

E aí, ficou claro como o FacilitApp pode ser uma mão na roda para superar os desafios da gestão de facilities? Quer saber mais sobre o produto e entender como ele pode ser aplicado em sua empresa? Estamos aguardando você! Entre em contato com a gente agora mesmo!