Não tem como negar: a inovação invadiu nossas vidas e transformou nosso dia a dia. No ambiente corporativo, usar a tecnologia na gestão de facilities passou a ser regra para aqueles que querem melhor produtividade nas ações diárias.

A tecnologia vem cumprindo seu papel de modernizar e aprimorar as atividades corporativas de forma muito rápida. Com o IoT (Internet das Coisas), novas ferramentas surgem já com a missão de resolver pequenos problemas por conta própria. Ao gestor, resta mais tempo para se dedicar ao crescimento do negócio e prospectar novos clientes.

Porém, usar essa tecnologia a seu favor requer visão e planejamento. Ficou interessado no assunto e quer saber mais? Confira agora mesmo neste artigo que preparamos para você!

Entenda a importância da tecnologia na gestão de facilities

Primeiro, é fundamental que você saiba que Gestão de Facilities — ou facilities management em termo surgido nos Estados Unidos em 1960, nada mais é que a gestão de facilidades, em uma atividade que une várias ações fundamentais a funcionalidade de um prédio, seja ele de que tamanho ou destino for. 

É como passou a ser denominada a função do responsável pelo funcionamento de uma prédio. Por exemplo, ao se entrar em um condomínio ou shopping, haverá uma pessoa responsável pela manutenção de toda a estrutura.

Em grande maioria das vezes, os gestores de facilities possuem profissionais terceirizados para a realização das mais distintas atividades, como manutenção elétrica, hidráulica, limpeza, transporte de documentos, paisagismo, entre outras. 

Um exemplo de uso da tecnologia na gestão de facilities está na limpeza. Até então, o processo era feito de forma amadora, com o colaborador limpando o chão na vassoura. Aos poucos, a robótica ganha espaço com o uso de robôs, sensores e demais itens, que inovam as tarefas, como o uso de produtos químicos que são espalhados no chão e que substituem a varrição — trabalho que passa a ser feito por uma máquina robotizada. 

Na área de gestão, entra em cena o aplicativo responsável em fazer o controle deste trabalho, que passa a usar leitores QR Code, eBeacons, RFIDs, além de sensores, que monitoram a frequência do trabalho e otimizam sua repetição, que passa a ser realizada apenas quando há, de fato, necessidade..

Por exemplo, ao invés de realizar a limpeza de um banheiro a cada duas horas, é possível estabelecer um controle para que a limpeza seja realizada a cada 100 pessoas. Desta forma garante-se um trabalho mais efetivo, usando a tecnologia para informar o momento ideal de realizar o trabalho.

5 usos da tecnologia na gestão de facilities

As facilities estão migrando do caráter mais amador para um nível profissional, focado na tecnologia para a resolução dos problemas. Entre eles, podemos listar:

1. Internet das Coisas (IoT)

O uso da Internet das Coisas é uma tendência natural no contexto das facilities. Com o uso de ferramentas e sensores, é possível estabelecer sistemas conectados que passam a fazer a leitura do espaço e indicam a melhor solução. 

Ao se utilizar sensores em áreas diversas de um prédio, por exemplo, eles poderão informar ao gestor de facilities o nível de luminosidade, temperatura e volume do som ambiente. Assim, é possível manter o edifício sempre agradável aos usuários. O controle permite ainda que aparelhos de ar condicionados sejam ajustados conforme a presença de pessoas.

2. Gerenciamento via mobile

Controle na palma da mão. Este é sonho de qualquer gestor e é uma tecnologia que já é realidade na área de facilities. Com o avanço da computação em nuvem, o acesso a sistemas mais robustos nem sempre exigem máquinas mais potentes. Desta forma, toda a gestão pode ser feita via smartphone ou tablet, exigindo apenas uma conexão à internet.

O gerenciamento também pode ser feita de qualquer lugar do planeta. Isso garante maior mobilidade à equipe de facilities e dá mais autonomia aos seus gestores. Além disso, a tecnologia mobile permite que o controle das equipes de serviço também seja mais efetiva, com acompanhamento em tempo real de sua localização por meio de serviços baseados em localização. 

3. Construções inteligentes

Construções sustentáveis, com uso de energia solar, reaproveitamento da água da chuva, e otimização dos recursos, é uma exigência das novas gerações — e do planeta Terra. Assim, investir na tecnologia para a gestão dos prédios é um caminho sem volta.

E dentro desse aspecto, surgem construções e edifícios inteligentes, que passam a utilizar portarias remotas gerenciadas via IoT. A mesma tecnologia passa a ocupar outros espaços, que passam a contar cada vez com menos pessoas e mais dispositivos inteligentes, que remotamente fazem todo o controle necessário para seu melhor uso, controlando temperatura, luz dos ambientes e uso das salas conjuntas.

Sensores inclusive podem ser instalados em cadeiras que, ao medirem a pressão usada nos assentos, conseguem determinar quanto tempo a pessoa está sentada trabalhando e se é necessário ou não uma pausa, indicando isso ao usuário.

4. Automação

Tecnologia e automação andam juntas na área da gestão de facilities. O uso da inteligência artificial pode ser exemplificada como no uso de salas de reuniões. Se antes era necessário reservar o espaço previamente, atualmente por meio de aplicativos é possível marcar o espaço, determinar equipamentos necessários e inclusive mandar sua localização para os demais participantes, que via mapa digital chegam ao local sem qualquer atraso.

Outra vantagem da automação está na redução dos custos e otimização dos processos. Ao centralizar dados em um aplicativo, é possível padronizar processos e tornar as ações sempre corretas, reduzindo a zero a margem de erro.

5. Uso de big data

Relatório da Sodexo denominado 2016 Workplace Trends, mostra que o uso do Big Data tem potencial para minimizar os custos relacionados à área de facilities. Logo, apostar neste setor é indispensável às empresas que querem usar a tecnologia da gestão a seu favor.

Pelo Big Data, o grande volume de dados gerados são já processados e geram relatórios e previsões aos gestores, permitindo que eles possam tomar as melhores decisões baseados em números concretos. É uma tecnologia vantajosa e vital para qualquer empresa que queira se diferenciar no mercado.

Conheça o FacilitApp e saiba como ele atua na gestão de facilities

Uma ferramenta essencial na área de gestão de facilities é o FacilitApp. Ele permite administrar, alocar e controlar a utilização de mão de obra dentro de ambientes, sejam diretos ou terceiros. E tudo por meio de um dashboard completo e intuitivo.

Com uma solução que fornece informações dos ambientes antes mesmo da solicitação, o FacilitApp usa a tecnologia para o gerenciamento dos espaços e para a delegação das funções aos colaboradores.

Ele permite ainda ao gestor planejar, alocar e gerar as escalas de trabalho, que é encaminhada ao supervisor, responsável em monitorar as tarefas e garantir sua execução com qualidade. Já os colaboradores recebem a informação de qual tarefa realizar, no momento certo.

O FacilitApp é uma ferramenta inovadora na gestão de pessoas, e por meio de um aplicativo intuitivo e funcional, permite que tudo possa ser registrado e analisado para melhoria dos processos. 

Ficou interessado em usar a tecnologia na gestão de facilities em sua empresa? Entre em contato agora mesmo com a FacilitApp e descubra o universo de vantagens que ele pode implementar em seu negócio.