A quantidade de processos e informações geradas todos os dias em uma empresa pode ser difícil de acompanhar. Ao mesmo tempo, o conhecimento sobre essas atividades é essencial para garantir uma administração eficiente e com erros reduzidos. Para assegurar isso, é necessário entender como funciona um relatório de gestão.

Por meio dessa prática, é possível ter acesso ágil e fácil aos dados que são cruciais para o bom funcionamento do negócio. Assim, além de potencializar a produtividade da empresa, você conta com um dispositivo para identificar gargalos que possam comprometer o empreendimento.

Dada a importância dessa questão, elaboramos este artigo. Nele, detalharemos o que é, como fazer um relatório de gestão e qual a sua importância para uma empresa. Depois, daremos dicas essenciais para a sua elaboração. Confira!

O que é um relatório de gestão?

O relatório de gestão é, posto de forma simples, um documento que busca detalhar o desempenho de todas as atividades realizadas na empresa ou, até mesmo, em um departamento específico. Inicialmente, esse recurso surgiu como uma forma de aumentar o controle sobre as finanças do estabelecimento, mantendo a sustentabilidade do negócio e cumprindo todo tipo de exigência legal.

Com o passar do tempo, porém, observou-se que limitar os relatórios aos assuntos financeiros não era eficaz para respaldar tomadas de decisão eficientes. Com isso, os gestores passaram a estender a elaboração do documento para outras áreas e, com o tempo, para a totalidade da companhia.

Hoje, além de abrangerem processos mais amplos, os relatórios de gestão apresentam informações mais objetivas. Isso acabou facilitando a identificação de espaços para melhorias no ambiente corporativo, assim como para a otimização de investimentos. Desse modo, o negócio consegue manter a sua competitividade mesmo em cenários desafiadores, como crises econômicas.

Um dos principais desafios para essa atividade é a enorme quantidade de dados gerados atualmente em qualquer tipo de empreendimento. Contudo, esse obstáculo é perfeitamente contornável com o uso de uma tecnologia adequada. Boas ferramentas de TI podem tornar o uso de dados nos relatórios mais eficiente e alinhado com as demandas do negócio.

Em outras palavras, a tecnologia tem auxiliado empresas não só a repensarem como fazer um relatório de gestão, mas também a encontrarem mais insights em cada documento. Como consequência, esse tipo de documento está ganhando um destaque no dia a dia de várias organizações, afinal, graças a ele, o gestor pode tomar decisões muito mais robustas e alinhadas com as demandas de clientes e parceiros comerciais.

Qual a importância desse relatório?

Já citamos que a elaboração de um relatório de gestão intensifica a eficácia das tomadas de decisão. Contudo, é importante entender o que leva a esse benefício. Com um documento detalhado sobre as atividades de um setor, é viável mensurar e acompanhar métricas estratégicas.

Com um simples exercício de comparação entre o desempenho no cumprimento dessas metas e o sucesso do competidor, por exemplo, fica fácil definir se sua empresa está agindo de forma inteligente no mercado. Ao compreender sua posição no nicho em que está inserido, você pode realizar alterações estratégicas para chegar ao patamar desejado.

É crucial ressaltar a importância da periodicidade desse processo. Elaborar relatórios semestrais, por exemplo, permite a comparação de resultados ao longo do tempo, facilitando a visualização de uma evolução ou de um retrocesso.

Portanto, o relatório de gestão é uma ferramenta necessária para otimizar a atuação da companhia tanto no cenário interno quanto no externo. Com os dados reunidos em um só documento, o gestor tem facilidade não só de encontrar pontos fortes e fracos, mas também de comunicá-los ao restante da equipe.

Como fazer um relatório de gestão qualificado?

Para elaborar um bom relatório de gestão, o primeiro passo é, naturalmente, estabelecer as metas que devem ser alcançadas. Para cada tarefa que deve ser realizada, defina prazos para entregas e o resultado esperado com a sua conclusão. Caso o cronograma não seja cumprido, isso deve constar no documento de análise, já que pode afetar outros processos e criar gargalos de produtividade.

É importante, também, registrar os dados de maneira que possam ser compreendidos intuitivamente. Para tal, é imprescindível utilizar uma linguagem clara e objetiva, além de elementos visuais, como gráficos, infográficos, imagens e tabelas. Afinal, sem o entendimento da pessoa que está lendo o documento, ele perde todo o seu valor.

Dê atenção ao orçamento

Além de detalhar o desempenho das tarefas e a pontualidade em suas entregas, é importante reservar um espaço para tratar dos assuntos financeiros relacionados à operação. Embora não se trate de um relatório de finanças, incluir esses dados possibilita que você enxergue com maior clareza se os gastos estão dentro do orçamento previsto.

Muitas vezes, com os pequenos ajustes que ocorrem diariamente na execução de tarefas, os custos de uma operação acabam saindo mais robustos do que o previsto. A ausência de um registro em uma situação como essa pode resultar em um desfalque no orçamento difícil de ser diagnosticado.

Por outro lado, se você relata cada desvio e cada gasto extra, é possível, ao analisar a avaliação, identificar a razão para o custo elevado da tarefa. Dessa forma, você tem meio caminho andado para tomar medidas a fim de evitar que isso ocorra no futuro, como a adoção de uma solução com maior custo-benefício.

Invista em tecnologia

Não hesite em contar com a tecnologia para otimizar essa atividade. Atualmente, existem softwares e aplicativos que permitem, por exemplo, o monitoramento em tempo real das atividades dos colaboradores. Além disso, com a integração de equipes que a tecnologia possibilita, a comunicação interna se torna muito mais dinâmica e eficiente.

Digamos, por exemplo, que você esteja trabalhando com um relatório voltado para a área de recursos humanos. Com um aplicativo especializado, é fácil registrar e controlar as faltas e os atrasos dos profissionais envolvidos.

Como funcionam em tempo real, essas ferramentas permitem que uma eventual ausência seja rapidamente corrigida com uma alteração na escala. Dessa forma, ao mesmo tempo em que você registra os dados para o relatório, corrige problemas que poderiam ser prejudiciais para o negócio.

Estabeleça a estrutura

O relatório de gestão é capaz de auxiliar o negócio na medida em que os seus dados são de fácil entendimento. Por isso, é importante pensar na estrutura em que os registros são apresentados, assim como no que ficará ou não em cada página.

Nesse sentido, quando falamos em como fazer um relatório de gestão, devemos pensar que os fatores que influenciarão diretamente no sucesso da empresa precisam sempre ser considerados. Ao mesmo tempo, os pontos que estão diretamente relacionados ao objetivo do relatório merecem um grande destaque.

Em um relatório de gestão relacionado aos impactos de um projeto, por exemplo, é fundamental orientar a busca de informações que auxiliam os profissionais a identificarem se os objetivos foram alcançados. Isso pode ser feito com o apoio de indicadores, pesquisas e análises mais amplas.

Já em um relatório voltado para o investimento em uma nova ferramenta, a comparação entre os resultados atuais e o que cada opção pode entregar para o gestor é um bom ponto de partida. Desse modo, o investidor conseguirá avaliar a escolha com o melhor custo-benefício e garantir bons impactos em médio e longo prazo.

Defina indicadores

Um bom relatório deve utilizar diferentes indicadores para orientar a tomada de decisão. Afinal, eles apresentam uma visão ampla e precisa sobre o estado de vários fatores da empresa, como os níveis de produtividade e os gargalos operacionais. Porém, a escolha de cada métrica deve ser feita com atenção.

Para cada relatório, é necessário realizar uma avaliação completa sobre como cada métrica pode direcionar a tomada de decisão. Também é importante ignorar aquelas que são pouco úteis para a empresa no documento. Desse modo, o gestor conseguirá definir uma estratégia com rapidez e foco nos resultados que são esperados.

Planeje o conteúdo

A nossa última dica sobre como fazer um relatório de gestão é uma das mais importantes. O conteúdo deve ser planejado considerando múltiplos fatores para que, assim, possa atingir o seu público-alvo de maneira inteligente.

O público-alvo, aliás, é um dos pontos mais importantes para estruturar o conteúdo do seu relatório. Avaliar o perfil de quem fará a leitura do relatório permite que o editor defina a linguagem, os elementos visuais e, até mesmo, a organização do texto de um modo muito mais eficaz. Isso tornará a leitura mais agradável, assim como o direcionamento dos conteúdos.

Outro ponto importante é avaliar os objetivos do relatório. Desse modo, você conseguirá priorizar elementos e definir os canais de distribuição com mais habilidade. Consequentemente, o impacto do relatório será reforçado em toda a cadeia produtiva.

O relatório de gestão é uma ferramenta essencial para a administração de qualquer tipo de empreendimento. Com ele, o gestor tem um controle maior sobre as atividades realizadas na empresa, possibilitando medidas para encontrar erros e otimizar o processo.

Para compreender como fazer um relatório de gestão, a implementação da tecnologia se mostra essencial, assim como a definição de metas e a atenção total a possíveis desvios no orçamento previamente estabelecido.

E aí, viu como o relatório de gestão é essencial para a constante otimização do seu negócio? Quer ficar por dentro de mais conteúdos voltados para o gerenciamento das atividades da sua empresa? Curta a nossa página no Facebook!