Você já parou para pensar na importância que gestores de operação e produtividade estão ganhando em um novo mercado transformado digitalmente?

Com um foco em otimização e qualidade de trabalho, empresas do mundo inteiro estão voltando seus olhos para novas práticas de gerenciar escala de trabalho.

Você não quer ficar para trás? Então veja as questões mais importantes sobre o assunto e conheça as dicas para melhorar a sua gestão nesse cenário. Confira!

Por que gerenciar escala de trabalho é tão importante?

Até uma ou duas décadas atrás, uma empresa só tinha um caminho para crescer no mercado: expandir. Mais funcionários, mais operação, mais trabalho.

Hoje, essa dinâmica está mudando para um foco em otimização e eficiência. Compete mais quem oferece o melhor serviço com o máximo de organização e o mínimo de custos.

Isso é ainda mais relevante em empresas de facilities. Negócios que atendem áreas como saúde, shoppings e aeroportos trabalham em turnos descentralizados de 24 por 7 e a qualidade dessa entrega é o que define seu sucesso.

É aí que entra o gerenciamento da escala. Quem administra pessoas nessas empresas precisa criar um ambiente bem estruturado, que obedeça a legislação de forma inteligente e crie mecanismos práticos de acompanhamento.

A ideia não é controlar funcionários, mas fazer o controle de serviços a serem realizados. Se um deles precisa faltar, significa remanejar pessoal para a tarefa o quanto antes sem afetar outras áreas prioritárias. É ter flexibilidade mantendo a qualidade.

Qual é o resultado disso? Uma empresa que fornece um serviço ótimo e ainda economiza na gestão para oferecer condições melhores aos clientes. É o tipo de ganho que qualquer negócio adoraria ter para se consolidar no que será o mercado nos próximos anos.

Quais são as melhores práticas para gerenciar escala de trabalho?

E se é isso que você busca incluir no seu trabalho para beneficiar toda a empresa, existem algumas dicas principais que vão colocar os seus esforços apontados para o lado certo.

Quando falamos em gerenciar escala de trabalho, não estamos falando em definir a escala do funcionário, mas voltar seu foco para os serviços a serem realizados e sua distribuição. Nesse sentido, conheça estas práticas:

Defina a estrutura adequada para os serviços

Como já dissemos, o segredo de uma escala bem gerenciada é priorizar processos. Não é ficar monitorando seus funcionários, mas criar uma estrutura em que seja fácil identificar tarefas a serem feitas e aquelas que foram concluídas.

Dentro de um contexto de negócio de facilities, essa organização descentralizada de serviços já deve ser natural para você e outros diretores.

Basta, portanto, alinhar os objetivos de vocês com seus recursos humanos e criar uma grade eficiente de trabalho, em que eles possam ser produtivos no máximo de seu potencial sem exigir mais do que o adequado.

Inclua os funcionários nesse planejamento

É claro que, se estamos falando da escala dos colaboradores, eles precisam ter voz na montagem desses processos. Muitas vezes, tarefas específicas demandam uma ordem ou um tempo que quem vê de longe não percebe.

São detalhes que, quando levados em conta, dão aquele reforço na produtividade que vai destacar a empresa no mercado.

Fique de olho nas regras da CLT e no bem estar dos funcionários

Não é preciso falar para gestores de equipe o quanto é importante prezar pela saúde e pelo bem estar dos colaboradores. Primeiro, claro, é uma questão legal da CLT. Mas é uma preocupação que vai bem além disso.

Trabalhadores com escalas razoáveis e que levam em conta ritmo, esforço e complexidade têm a tranquilidade para serem mais produtivos. Com gosto de realizar as tarefas, eles mesmos se incentivam a conseguir resultados melhores de forma natural e orgânica.

Invista em treinamento

Treinamento e comunicação devem ser rotina para gestores de pessoas. Não só para aprimorar a qualidade do trabalho como para incluir novas ideias, processos e ferramentas no dia a dia da operação.

Pense em novos sistemas de gestão (que falaremos logo em seguida). Com um relacionamento próximo da administração com a operação, é possível ter uma aderência maior a essas plataformas, integrando mais a empresa e tendo retorno de investimentos antecipados na produtividade geral.

Aposte na tecnologia

Sim, a tecnologia é muito importante para as empresas do futuro — aquelas que querem competir com eficiência e qualidade.

Principalmente os sistemas de gestão empresarial são ferramentas poderosas capazes de centralizar informações sobre o trabalho, integrar funcionários e equipes e dar a gestores uma visão completa da operação ao longo da rotina do negócio.

Como o FacilitApp ajuda a gerenciar a escala de trabalho?

Já que estamos falando de tecnologia, queremos aproveitar o gancho para apresentar o FacilitApp, o aplicativo pensado para um gerenciamento facilitado da escala de trabalho e processos envolvendo negócios de facilities.

Pense em tudo o que citamos como boas práticas de gestão de pessoal: inteligência na estruturação e delegação de tarefas, comunicação integrada entre profissionais e administradores, integração de dados.

No FacilitApp, gestores definem os serviços a serem realizados (locais, horários, frequência) e os atribuem para colaboradores específicos.

Os funcionários, que também têm seu usuário no aplicativo, conseguem ver as tarefas pendentes e sua ordem de realização. Ao terminar cada etapa, podem marcá-la como feita e essa informação é registrada no sistema.

Dessa forma, quem gerencia as equipes consegue ter total controle sobre a produtividade:

• define o que deve ser feito, quando e por quem;
• acompanha a realização das tarefas com foco nos serviços, não nas pessoas;
• entende o tempo necessário para cada tarefa em média (com um monitoramento simplificado ao longo dos dias);
• usa esses números como fonte de dados para reorganizar e ganhar ainda mais eficiência nos processos.

O resultado desse controle integrado de operação é a diminuição das falhas de execução e a otimização do tempo dos funcionários. Você fica sabendo na hora o que está sendo feito e pode usar esse poder para ajustar a produtividade em até seus menores detalhes.

E quando falamos em gerenciar escala de trabalho, esse é o ponto principal. Para o sucesso da empresa, você deve contribuir com foco nos processos, inteligência na estruturação das tarefas, conhecimento dos seus colaboradores e investimento em tecnologia.

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